Rendre ses documents accessibles (INC1-V46)

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Cette vidéo présente une introduction sur l'accessibilité des documents et la manière de rendre les documents accessibles.

Durée : 01:08:43
Publié : 20 décembre 2021
Type : Vidéo

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Rendre ses documents accessibles

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Transcription : Rendre ses documents accessibles

Bonjour tout le monde, bienvenue à notre présentation d'accessibilité des documents. Donc avant de débuter, j'aimerais vous démontrer l'outil d'évaluation de l'accessibilité qui est intégré dans le Office Microsoft. Donc, si on va à « Fichier », « Info », il y a un outil d'inspection du document et puis si on appuie sur « Évaluer les problèmes », il y a un outil qui dit, « Vérifier l'accessibilité ».

Et vous allez voir que pour le moment, ça dit que ça ne fonctionne pas et la raison pour ça, c'est parce qu'on est en train d'utiliser un document, « .doc » (d-o-c).

Donc, afin de pouvoir le résoudre, on peut soit aller à « Fichier », « Info » et « Convertir en mode compatibilité », ou on peut appuyer sur le bouton en dessous de la section accessibilité ici pour pouvoir utiliser la fonction d'évaluation d'accessibilité.

J'aimerais aussi que vous preniez note que l'outil de vérification d'accessibilité ne capturera que 20% des erreurs d'accessibilité et les autres devront être testées, évaluées de façon manuelle. Donc, vous voyez, ici, il y a quelques items. Il y a une image qui n'a pas de texte alternatif et il y a aussi des éléments que cela nous demande de vérifier l'ordre de lecture.

Donc, je vais vous montrer tous les choses qui ne sont pas captées dans cet outil d'accessibilité. On va commencer avec les entêtes. Donc, pour pouvoir savoir qu'est-ce qui est un entête et qu'est-ce qui n'est pas, on peut aller dans « Vision », le panneau de navigation et ça va nous donner tous les entêtes qui existent dans le document. Et comme vous pouvez voir, « La protection des Grands Lacs » n'est pas inclus en tant qu'entête.

Donc dans la section « Styles », ici, il y a plusieurs entêtes. Donc il y a entête niveau 1, niveau 2, niveau 3, niveau 4, etc. Donc on va choisir, puisque c'est le début du document, on va assigner une entête 1. Mais vous voyez quand je mets mon curseur par-dessus, le style d'entête, le style de l'entête change.

Mais qu'est-ce qui arrive si je veux garder ce style ici? Et quand même pouvoir le faire reconnaître en tant qu'entête? Donc c'est simple, on appuie le bouton à droite et on fait mise à jour de l'entête 1 pour qu'elle apparaisse comme la sélection.

Donc pour nous, qui peuvent voir le texte, ça semblait comme si c'était déjà un entête. Par contre, les utilisateurs qui doivent utiliser la technologie adaptative, pour eux, ça pourrait leur créer des problèmes parce que si ce n'est pas codé de façon que ça soit reconnu comme un entête, malheureusement, tout ce que ce sera une grande section de textes. Donc, que ce soit quelqu'un qui se sert d'un outil de texte pour pouvoir donner des actions à l'ordinateur.

Il y a des outils qui permettent à un utilisateur de dire des commandes à voix haute et que l'ordinateur les effectue. Mais si cet élément-ci n'est pas reconnu comme un entête, l'outil lui-même ne pourra le reconnaître non plus. Un autre exemple, c'est les outils de revue d'écran n'indiqueront pas que le texte est un entête sans avoir le style entête déjà choisi.

Donc voici un deuxième entête, c'est peut-être un entête de niveau 2 et ils ont essayé de centrer le texte ici donc afin de pouvoir la centrer comme il faut.

Il faut tout d'abord enlever tous les caractères additionnels. Et la raison pour ça c'est parce qu'un outil de revue d'écran va énoncer ces espaces ici en disant « vide, vide, vide » et c'est un peu plate pour les utilisateurs de revues d'écrans.

Ça encombre leur navigation. Donc, si on voulait centrer ce texte ici, on peut choisir sous la section paragraphe le style « Centrer » et maintenant c'est centré.

Par contre, on recommande contre centrer le texte le plus que possible. La seule exception, c'est sur une page titre. Et la raison pour ça, c'est parce que certains utilisateurs vont utiliser des outils de magnification d'écrans pour pouvoir bien naviguer.

Alors ils vont se servir des marges pour pouvoir naviguer. Et comme on voit, ils vont perdre l'entête ici parce qu'ils ne savent pas qu'il y a un entête là et donc ils vont continuer à la base du texte qui est contre la marge, donc dans tout cas le plus possible, on essaye d'éviter l'utilisation de textes centrés avec l'exception d'une page titre.

Et ensuite, si on veut assigner le style entête à ce texte-là, encore une fois, on voit quand même mon curseur par-dessus l'entête ça change le style un peu.

Donc, si je veux garder le même style, mais qu'elle soit reconnue en tant qu'entête, je clique droite et je mets l'entête 2 à jour pour qu'elle copie le style qui était déjà là.

Ensuite, on a une section ici avec justification pleine. Alors, quand ça vient, à ce genre de justification, on recommande contre les styles comme celui-ci.

Et la raison pour cela c'est que les utilisateurs qui ont des troubles cognitifs, ça leur empêche de lire les paragraphes avec facilité parce que ça crée des rivières blanches entre les lettres et entre les mots, et ça, c'est très difficile pour eux de se concentrer afin de pouvoir lire le paragraphe. Donc, au lieu de faire cela, on recommande toujours justification gauche. Comme vous voyez, ça efface toutes ces espaces inégaux dans le paragraphe, de façon que l'utilisateur pourra les lire avec facilité.

On voit ici maintenant. Un grand endroit ici avant le prochain entête.

Par contre, l'utilisateur qui a créé ce document au lieu d'utiliser le bon outil, ils ont choisi d'appuyer sur ENTER, ENTER, ENTER, ENTER pour pouvoir pousser le paragraphe jusqu'à la prochaine page. Par contre, il y a une meilleure façon de le faire. Si on veut lancer cet entête ici à la prochaine page, on choisit l'option « Insérer ». Et on choisit l'option « Page Break » donc quand on appuie sur ça, ça va lancer ce texte ici, l'entête, à la prochaine page.

Et comme j'avais expliqué auparavant, tous les espaces additionnels seront lus en tant que « vide, vide, vide, vide ». Donc, si un utilisateur navigue en se servant d'un outil de revue d'écran, ils entendront des informations qui leur amènent rien et qui sûrement sera frustrant pour eux. Donc, descendons à la prochaine page. Ici, maintenant, on voit une liste avec ce qui parait être une liste ici. Par contre, elle n'est pas utilisée de façon qu'elle est vraiment une liste.

Donc, si on veut créer une liste qui sera reconnue par la technologie adaptative. On doit aller la section « Accueil », dans la sous-section « Paragraphe » et on choisit de créer de une liste ici, donc maintenant c'est reconnu en tant que liste.

Donc, maintenant, un utilisateur pourra naviguer, peu importe la technologie adaptative qu'ils utilisent, que ce soit un outil de revue d'écran ou que ce soit un outil de texte à action où on parle et l'ordinateur agit sur nos paroles.

Ça leur permettra de naviguer cette section avec facilité et qu'elle soit reconnue en tant que liste. Donc, une autre chose que l'on voit souvent quand ça vient aux listes dans les documents Word, c'est les gens qui vont peut-être utiliser un trait d'union pour faire la liste. Et si on veut quand même que la liste soit reconnue, c'est très facile. Si on choisit la flèche juste à côté de la liste, ici. On peut choisir que ce soit un trait d'union au lieu d'une bulle, et ça nous permet de changer le style.

Et on peut même créer nos propres bulles avec une image ou quoi que ce soit, de façon qu'on peut les utiliser comme on aime, sans perdre le codage qui est important pour les outils d'adaptation.

Ensuite, si on descend un peu, on a une section ici qui est italisée. On recommande contre l'italisation de paragraphes entières.

Non seulement parce que c'est contre le guide des styles du Web, des outils du Canada, mais aussi parce que ça l'empêche de bien lire le contenu.

Le Guide de style du gouvernement du Canada nous dit qu'on doit seulement mettre en italisé les noms de loi. Donc, on va enlever l'italisation et on va seulement mettre la loi italisée.

En dessous, on voit aussi un paragraphe qui est tout en gras. Comme l'italisation, on recommande contre utiliser des paragraphes entiers en gras.

Plutôt, il y a une expression qui dit si on met tout en évidence, rien n'est en évidence et c'est la vérité avec le texte en gras aussi. Si on veut mettre en évidence sur un endroit particulier, comme peut être la richesse naturelle des forêts, on peut mettre emphase au texte ici sans avoir à mettre tout le texte entier en gras.

Ensuite, parlons un peu des polices qui sont utilisées ici. Je vais augmenter la grosseur pour vous montrer cette police-ci « Times New Roman » qui est quand même commun.

C'est ce qu'on appelle une police sérif, donc les petites pattes ici qui descendent sur les lettres c'est ce qu'on appelle un sérif au bas de la plupart des mots, et les polices sérif ont été inventées pour faciliter la tâche de lire sur des documents imprimés.

Par contre, quand c'est un document virtuel ou numérique, les polices avec sérif vont compliquer la tâche de bien lire le document plutôt que d'utiliser une police avec sérif nous recommandons des polices sans sérif. Des exemples de cela seraient Arial, Calibri, Verdana, etc.

On va choisir Arial. Aussi, quand on voit ici, la taille de la police ici.

Nous recommandons contre réduire la taille de la police en dessous du défaut d'un document donc si on descend ici et je tape, le défaut, c'est 12 points.

Donc, nous recommandons contre réduire le texte en bas de 12 points afin que ce soit facile pour tout le monde de lire. Peu importe s'ils ont des handicaps de vision ou non. Ensuite, ici, on a une section de texte en anglais. Par contre, par défaut. Elle était définie en français et la raison que c'est un problème, c'est parce que les outils de revue d'écran vont lire ce texte ici, qui est identifié en tant que français en anglais et les gens qui ont déjà utilisé un GPS qui parle en français pour naviguer des endroits anglaises vont savoir.

Les paroles qui sont parlées, on a beaucoup de misère à les comprendre et c'est la même chose avec un outil de revue d'écran. Donc, c'est très important de nous assurer, si on a des documents bilingues, de nous assurer que le langage de toutes les langues est bien sélectionné, la façon que l'on peut changer. On choisit, on sélectionne le texte qui est d'une autre langue.

Et en bas, ici au bas de la page à gauche on peut choisir la langue du texte lui-même.

Donc, dans ce cas-ci, on va choisir Anglais Canada. Et maintenant, quand un outil de revue d'écran arrive à ce texte en anglais. La voix va changer à une voix anglophone et lira tout le texte en anglais.

Ensuite, regardons ici, on a un lien, ça dit « en savoir plus » ou « learn more ». Et quant aux liens hypertextes dans des documents, nous recommandons toujours d'utiliser du texte de liens descriptifs.

Donc, quand un utilisateur qui se sert d'un outil de revue d'écran pour naviguer un document, il peut se lancer à tous les liens hypertexte dans le document sans avoir à lire tout le contenu. Et s'ils arrivent sur « en savoir plus », cela leur donne aucun contexte d'où est-ce que ce lien hypertexte leur mènera. Alors, plutôt que d'utiliser « Appuies-ici » ou « En savoir plus » ou d'autres textes qui ne sont pas descriptifs.

Nous recommandons de prendre le URL et de mettre un lien sur quelque chose qui est en contexte à l'endroit où le lien nous mènera. Donc, on va choisir « Great Lakes and Saint-Lawrence River » parce que c'est là que le lien nous emmènera. Et ce que j'ai fait pour insérer un lien? J'ai appuyé sur contrôle + K et on peut mettre maintenant le lien là plutôt que de l'avoir en bas ici sans information. Et maintenant, quand un utilisateur qui se sert d'un outil de revue d'écran arrive à ce lien, ça va leur dire « Great Lakes and Saint-Lawrence River », les Grands Lacs et du fleuve Saint-Laurent.

Et ça leur dira exactement où que le lien va leur mener. Peu importe s'ils ont lu les informations qui précédaient le lien ou non, le texte du lien est assez clair qu'ils pourront comprendre où est-ce que ça leur emmènera. Nous allons maintenant parler des images et du texte alternatif donc avant de vous montrer comment utiliser les outils dans Microsoft Office pour ajouter du texte alternatif.

On va parler un peu de comment qu'on écrit le texte alternatif. Alors on va faire quelques exercices d'images ici et je vais vous expliquer comment choisir l'information. Donc, on voit ici une image avec des oies au bord d'une rivière.

Quand on écrit du texte alternatif pour une image, c'est très important de reconnaître le contexte. Donc, imaginons que cette image est utilisée dans un article, dans un journal et que ça décrit des environnements pollués dont les oies doivent subir.

Donc, dans ce cas-là, le texte alternatif ou le texte de remplacement parfois comme on appelle, serait simple donc ça dirait : « des oies qui mangent au bord d'une rivière polluée ». Quelque chose de très simple comme ça. Par contre, si cette image ici était dans un journal scientifique qui décrivait les façons que les oies communiquent en se servant de leur corps, à ce moment-là, on aurait peut-être besoin non seulement d'un texte alternatif, mais aussi d'une longue description qui suivrait l'image. Donc, dans l'image comme telle, on dirait : « mouvement des oies ». Et ensuite, en dessous, on dirait les oies sont en position de 3 par 3 et il y en a certains qui sont au derrière, etc. Pour bien décrire exactement ce qui se passe dans l'image.

Le contexte peut tout à fait changer comment qu'on peut choisir le texte alternatif, le texte de remplacement. Ensuite, ici, on a une image décorative.

Ce serait une image qu'on se servirait pour séparer des paragraphes dans un document, l'image comme telle ne donne aucune information importante ou pertinente. Et donc, plutôt que d'ajouter du texte alternatif, on va seulement ajouter le mot « décoratif » dans cette image de façon que l'utilisateur qui se sert d'un outil de lecture de revue d'écran.

Ça leur indiquera : « Ah! C'est une image décorative, je n'ai pas besoin d'y penser ». Certains d'entre vous qui vous dite peut-être, mais pourquoi on ajoute du texte alternatif du tout? Pourquoi pas juste laisser ça vide? Mais la raison pour ça, c'est parce que si un outil de revue d'écran trouve une image, même s'il n'y aucun texte alternatif inséré, ça va quand même indiquer que c'est une image donc l'utilisateur, lui, va peut-être penser que l'image, qu'on n'y a pas ajouté du texte de remplacement dans l'image comme telle.

Et que, peut-être, l'image présentait de l'information importante et que l'utilisateur est en manque, quand ça vient à l'information. Ensuite, ici, on a une image de texte.

Comme règle générale, nous vous avisons de ne pas créer des images de texte, et la raison pour ça, c'est qu'il y a des utilisateurs, comme moi-même, qui vont changer le contraste. Donc, comme vous pouvez voir dans la présentation l'arrière-plan est foncé et j'ai le texte clair par-dessus. La raison pour ça, c'est parce que je suis très sensible à la lumière claire.

Et donc j'utilise les fonctions déjà intégrées dans Windows pour pouvoir changer les styles du texte. Par contre, comme vous voyez même avec mes paramètres changés l'image elle-même ne change pas de contraste et donc cela peut empêcher à certains utilisateurs de bien lire le contenu. En même temps, puisqu'il y a beaucoup d'information qui est présentée dans cette image. Tout ce qui est texte doit être inclus.

Quand c'est des images de textes le style n'est pas du tout important à décrire. Jamais on n'a besoin de dire. Il y a plusieurs lignes de plusieurs couleurs qui séparent fait de culture, de créer, participer, partager, etc. Tout ce qui est important, c'est vraiment de présenter seulement le texte.

Ensuite, on a une carte ici qui nous donne des renseignements pour nous rendre d'un endroit à l'autre. Donc, quand vous avez une carte comme celle-ci, ça prend à la fois du texte de remplacement et une description longue.

Alors comment on pourrait faire ça? C'est comme ceci. Donc, pour le texte de remplacement de l'image comme telle, on dirait : « Renseignements pour trouver, pour nous rendre au party » et ensuite la description longue qui se retrouvera suite à l'image décrit ligne par ligne où est-ce que l'individu a besoin de... qu'est-ce que l'individu a besoin de faire pour se rendre à l'endroit.

Il n'y a aucune information qui était partagée seulement par la carte elle-même qui sera perdue si un utilisateur ne peut pas la voir.

Ensuite, on a un organigramme ici. Alors quand ça devient un outil comme celui-ci, on a besoin à la fois du texte alternatif et aussi une longue description. Et souvent, on ne va penser aux longues descriptions, comme des outils pour pouvoir aider les gens aveugles.

Par contre, il y a aussi les gens avec des troubles cognitifs qui vont beaucoup bénéficier d'avoir une description de l'image de façon à les permettre de suivre comment qu'un organigramme se procède. Alors comme exemple, le texte alternatif serait : « organigramme du processus de connexion » et ensuite la description longue qui suit l'image décrit une étape à la fois comment ça se déroule et comme j'ai dit, ça permet à tout utilisateur, peu importe s'il se sert de technologie adaptative ou non, ça leur permet de mieux comprendre le contenu de l'image.

Alors maintenant, quand on connaît la façon qu'on puisse créer du texte alternatif. Maintenant, je vais vous montrer comment ajouter le texte alternatif et aussi les longues descriptions dans un document comme celui-ci. Donc, cette image c'est une image décorative.

Donc, si vous utilisez Office 365, vous allez cliquer droite sur l'image et ensuite, choisissez l'option « Ajouter du texte de remplacement », dans la boîte ici du texte de remplacement, ajoutez le mot « décoratif ».

Vous avez peut être remarqué qu'il y a une boîte de coche ici qui dit « marqué comme décoratif ».

On ne se sert pas de cette coche pour le moment et la raison pour ça, c'est parce que si on l'active et qu'un utilisateur qui reçoit le document et utilise une version du logiciel qui est plus ancien que 365, ils vont perdre le contexte ici.

Et donc l'image n'aura aucun texte alternatif au lieu d'être reconnu comme décoratif. Donc, c'est pour cela qu'on ajoute le mot « décoratif » tout seul dans l'image comme telle. Ensuite, ici, on a une image de vague dans le lac Supérieur, alors. Pour le décrire. Encore une fois, on choisit clic droite, « Modifier le texte de remplacement ». Et maintenant, on peut écrire « Vague du Lac-Supérieur ».

Mais qu'est-ce qui arrive si vous êtes dans une version plus vieille que ce 365? C'est un peu de la même façon, mais une étape de plus.

Donc on sélectionne l'image, on clique à droite et au lieu de choisir, changer le texte de remplacement. L'option ne sera pas là, « Formatter l'image ». Donc on choisit de formater l'image et ensuite « Propriétés » et ici, il y aura une des entêtes qui dit « texte de remplacement ». Et si on l'active, il y aura deux boîtes « titre » et « description ». Ignorez la boîte titre, elle ne bénéficie personne. On va mettre un texte de remplacement dans la section description et ensuite on appuie sur OK.

Et si cette image, si c'était une image complexe qui avait besoin non seulement de texte alternatif, mais aussi une description longue à la suite. Alors ce que je vais faire c'est, immédiatement en dessous de l'image, on écrit la longue description comme ça, on n'a pas besoin de mettre « longue description », le mot comme tel.

On doit seulement insérer le texte qui est pertinent à l'image comme ça. Continuons un peu. On va parler des infographies.

Donnez-moi une seconde. Alors quand ça vient aux infographies, on doit penser de la même façon des images. Donc, quand on se sert d'images, on doit penser à la méthode que c'est décrit. On choisit ces trois éléments ici. La description textuelle ou le texte de remplacement, ce serait vraiment juste le titre de l'infographie et ensuite la description longue se définit par sections.

Donc, on donne le titre à chaque section. Les statistiques ou les données qui nous sommes partagées et ensuite on saute à la prochaine. Donc toute l'information, qui est compris dans une infographie, elle aussi doit être définie en description longue et aussi avec du texte de remplacement. Et c'est la même chose avec des organigrammes complexes comme celle-ci.

Eux aussi doivent être définis. « Un diagramme de flux à cinq étapes » serait la description de texte de remplacement et ensuite, chaque étape est définie, une à la fois pour pouvoir bien suivre et comprendre le contenu de cet élément.

C'est très, très important quand on crée des images, de penser aussi au texte de remplacement, et ça, c'est encore plus important lors de la traduction des documents.

C'est très important de vous assurer non seulement d'ajouter du texte de remplacement et des descriptions longues, mais aussi d'indiquer au traducteur que le contenu devra être traduit, y compris le texte de remplacement. Et parfois, vous aurez besoin d'expliquer au traducteur comment se rendre ou comment accéder au texte de remplacement. Ensuite, parlons un peu de l'utilisation de couleurs.

Donc ici, on a du texte bleu sur un arrière-plan gris. Je vais ouvrir un logiciel qui s'appelle « Colour Contrast Analyzer », ça analyse le contraste de couleurs et c'est très simple à utiliser. On choisit le compte-goutte ici pour l'avant-plan, on va choisir le texte bleu ici. Et ensuite, on choisit l'arrière-plan.

Et maintenant, ça nous indique que dans le cas du petit texte ici. Le contraste n'est pas assez grand. Alors, elle échoue l'évaluation d'accessibilité. Par contre, le grand texte le titre ici devrait être correct.

Alors, comment est-ce qu'on corrige ça? Et bien parfois, c'est aussi facile que simplement d'enlever le texte d'arrière-plan. Alors maintenant, on l'a enlevé.

Allons retester l'avant-plan.

Et maintenant, elle, elle réussit l'évaluation.

Par contre, quand on utilise du texte de couleur, ça l'empêche aux utilisateurs de changer, changer le contenu à leurs paramètres désirés. Par exemple, comme je vous avais parlé auparavant, il y a certains utilisateurs qui vont se servir d'outils qui vont inverser les couleurs.

Je veux montrer, par exemple, mon navigateur de document ici, vous voyez que l'arrière-plan est noir et que le texte est blanc, et il y a certains utilisateurs qui vont même activer cette option comme celle-là pour leurs documents Word pour avoir un arrière-plan noir et le texte blanc.

Mais quand on choisit une couleur particulière pour notre texte, ce que ça fait, c'est que ça empêche aux paramètres de l'utilisateur de pouvoir être utilisé. Donc, plutôt que d'utiliser des couleurs, nous recommandons en général de choisir du texte noir. Par contre, on recommande de ne pas utiliser la couleur noire ici, mais plutôt de choisir automatique.

Et la raison pour cela, c'est que le texte changera de façon automatique selon les paramètres de l'utilisateur, peu importe leurs paramètres. Donc c'est très important de penser à la façon qu'on utilise la couleur pour donner de l'information aussi. Quand cela vient à la couleur, ici, on a indiqué que les articles en retard sont colorés en rouge et on voit ici des rangs avec le contenu en rouge.

Par contre, si on allait imprimer cette page ici en noir et blanc, on perdrait tout le contexte qui est ici. Et ça, ça s'applique aussi pour les utilisateurs aveugles ou qui se sert de technologie pour améliorer ou adaptées à leur vision. Se servant de seulement une couleur pour donner de l'information n'est pas toujours n'est jamais vraiment la meilleure approche. Il n'y a pas de problème à se servir de couleur pour montrer quelque chose, mais il faudra aussi donner une autre option pour les utilisateurs qui ne peuvent pas voir la couleur ou qui qui permettra, même quand le document est imprimé en noir et blanc, que tout le monde puisse reconnaître cette information. Donc, un des outils qu'on utilise souvent dans le Web, c'est l'astérisque. Donc, des articles en retard seront colorés en rouge astérisque. J'ajouterai un astérisque dans chaque section.

Et maintenant, peu importe si on imprime en noir et blanc ou on se sert de technologie adaptative. On pourra comprendre quelle rangs quelle rangées sont en retard. Une autre option serait d'ajouter une autre colonne qui dit « retard » et qu'on peut ajouter oui ou non dans les cases vides. C'est une autre option qui enlève le besoin de colorier colorés des choses ou de donner de l'information en se servant de couleur.

Je vais retourner à notre infographie.

Vous parlez un peu des contrastes de couleurs ici, donc, comme on voit ici les mots femmes et hommes sont en gris et je peux vous garantir que si on fait une évaluation des contrastes des couleurs, ce serait un échec.

En même temps, ici, on voit des boules dont 46% de l'image de la boule est remplie et le gris représente les données qui ne sont pas compris dans le pourcentage.

Par contre, si un utilisateur à faible vision ou peut être un daltonien regarde cette information, ils ne pourront peut-être pas voir la différence entre un contraste de l'image ou du cercle gris ici et du de l'arrière-plan bleu.

Ensuite on a un exemple ici qui qui reconnaît et qui donne toutes les informations, peu importe les couleurs.

Donc on voit souvent dans des graphiques à secteurs comme celui-ci, ils vont décrire des différents segments. Et si tous les segments étaient collés, ce serait très difficile de voir la différence entre le 34% et le 9%. Par contre, ce qu'ils ont fait, c'est qu'ils ont séparé chaque segment. Donc, peu importe si tu peux voir la différence entre les trois couleurs, ça permet en même temps de pouvoir tout comprendre de façon individuelle.

Ils ont aussi ajouté les pourcentages dans les tranches et ils ont libellé avec des de l'information contextuelle. Donc, il y a beaucoup de façon d'utiliser la couleur sans encombrer les gens. Une autre façon de faire. Si on ne peut pas séparer les segments, on peut aussi ajouter de la texture. Donc, si on avait vert, rouge et jaune, on peut mettre vert avec des lignes horizontales.

Rouge avec des lignes verticales et jaune avec des lignes diagonales. Si vous avez plus de couleurs, on peut utiliser plusieurs autres textures afin que, peu importe si on peut voir les couleurs ou non, ça nous permet de reconnaître la différence entre les textures parce que les textures elles-mêmes sont différentes les uns de l'autre. Alors, continuons avec les tableaux dont voici un tableau complexe.

La raison qu'on l'appelle un tableau complexe, c'est parce qu'il y a des cellules qui ont été jumelées.

Quand ça vient à un utilisateur qui doit servir de revue d'écran pour naviguer et qu'on a des cases jumelées comme celle-ci, ça leur empêche de comprendre le contexte de tout le contenu. Donc, si je me servais d'un outil de revue d'écran, j'arriverais à la première rangée.

Ici, ça dit colonne 1 de 1, rangée 1 de 9 et ensuite.

Si je descends à la prochaine rangée maintenant cela me dit rangées... Non, colonnes 1 de 5, rangée 2.

Si je descends encore, ça nous dit rangée 3 de 9, colonne 1 de 6.

Donc, on est allé d'une colonne à 5 colonnes à 6 colonnes et ça ne nous donne pas le contexte de « Ah! La colonne qui était par-dessus, elle est par-dessus nom et position ».

Non, tout ce qu'on sait, c'est qu'il y a cinq colonnes et tout à coup, il y en a 6. On ne donne aucun contexte de la hiérarchie, de la manière que les informations sont données. Alors, pour éviter l'empêchement d'un utilisateur de comprendre le contenu ici. Nous recommandons un tableau simple. Donc voici le tableau corrigé. La première chose qu'on a fait, c'est qu'on a enlevé le titre.

Quand ça vient au tableau, seulement les données tabulaires ont besoin d'être inclues donc ce que je veux dire par là. C'est que toute information qui n'ajoute pas aux données du tableau ici ne devrait pas ne pas être dans ce tableau. Alors, « Ressources humaines », c'est le titre à l'extérieur du tableau. Et pour éviter d'abord la nécessité d'ajouter le mot employé à l'intérieur. On l'a ajouté comme partie du texte « Ressources humaines : Renseignements sur les employés ».

Alors maintenant, on a le même nombre de colonnes partout dans le document, le même nombre de rangées, et on a aussi ajouté une colonne pour la nationalité. Comme ça, on n'avait pas besoin de séparer le tableau en deux portions.

Donc maintenant, si un utilisateur se sert d'outil de revue d'écran navigue dans ce tableau, ça leur lirait : « Colonne 1 de 7 et rangée 1 de 5 ». Et peu importe, où est-ce qu'ils naviguent dans le document, ça va leur lire l'entête de la colonne. Ils sauront que toute information qui est dessous cet entête est liée à la position. Donc, c'est. Ça facilite la compréhension de données pour tout le monde et en même temps, il y a certains utilisateurs, comme des gens qui ont des troubles d'apprentissage ou des troubles cognitifs qui auront de la misère à naviguer un tableau complexe comme celle-ci.

Le deuxième tableau leur permettra avec plus de facilité de comprendre les données. Ensuite, on doit parler d'exemple, de langage clair.

C'est quelque chose qui est très populaire dernièrement et alors ce qu'on va faire, c'est qu'on va, je vais vous montrer comment faire une évaluation de contenu pour le niveau de lecture. Office a un niveau de lecture intégré. Par contre, c'est seulement en anglais, alors si on retourne au texte anglais ici et que je la choisis.

Je vais montrer comment activer le service. Donc si on va à « Fichier », « Option », « Évaluation » et ensuite on choisit la section quand on corrige la grammaire et les fautes d'orthographe. On peut aussi choisir de montrer les statistiques de lecture.

Une fois que c'est coché et qu'on appuie OK maintenant, on peut aller dans la section « Revue ». Et on peut vérifier la grammaire et les erreurs d'orthographe. Quand on appuie sur le bouton, on choisit « Non » parce qu'on ne veut pas faire une évaluation du document entier, mais plutôt seulement la section qui est sélectionnée. Et maintenant, ça me dit que le niveau de lecture, c'est un niveau 19.1, donc ça, c'est doctorat et plus.

Alors, c'est très important quand on choisit le niveau de lecture, de simplifier le texte de façon qu'un utilisateur puisse la lire avec facilité. Il y a un outil en ligne qui s'appelle Scolarius que je vais vous montrer.

Qui donne le même, qui se sert du même outil de niveau de lecture semblable à celui dans Word mais qui fonctionne en français. Donc, on va choisir notre texte ici. Je me dirige au site Web de Scolarius. Je peux simplement choisir le type de texte ici, dire que ça fait partie d'un article ou de nouvelles, je soumets et ça dit que c'est un niveau collégial pour mon texte ici.

Alors pour la simplifier des fois, c'est plus facile de simplement créer une liste. Alors quand ça vient au niveau de lecture, ce qu'on essaye de viser au sein de la fonction publique, c'est le niveau de lecture élémentaire ou secondaire 2, 8ième année pour ceux qui sont en Ontario.

Et la raison pour ça, c'est parce qu'il y a eu plusieurs recherches, quand même très, très crédibles, qui ont réussi à prouver que peu importe notre niveau de lecture, que ce soit niveau doctorat ou niveau collégial.

Si on lit du texte qui est en dessous de notre niveau, ça nous permet de mieux capter et de capter plus d'informations et de la garder. Donc, même si votre article est destiné aux scientifiques qui ont des doctorats, etc. Si on leur donne du texte de niveau doctorat. Ils ne pourront pas absorber le même montant d'information que si on baissait le niveau de lecture un peu plus bas.

Alors même si notre clientèle sont des gens avec un très haut niveau de lecture. C'est plus facile pour eux de comprendre plus d'informations et de la garder si le niveau de lecture est un peu plus bas que leur niveau d'éducation. Ensuite, parlons un peu des abréviations au sein de la fonction publique on s'en sert très, très, très souvent.

Par contre, quand on présente une abréviation pour la première fois, c'est important de définir dès sa première utilisation. Donc, dans ce cas-ci, SPC, ça devient Service partagé Canada. Et ensuite on met l'abréviation entre parenthèses.

Alors, ça s'applique vraiment à tout abréviations. Peu importe comment communes qu'elles sont, parce qu'il y a certains utilisateurs qui ne seront peut-être pas conscients de ce que ça représente.

Et en général, si c'est un document court, on a seulement besoin de la définir au début. Par contre, si on a un très long document qui a peut-être des cinquantaines de pages ou plus, c'est important de redéfinir une abréviation si on a déjà dépassé six - sept pages et la raison pour ça, c'est parce que si l'individu qui est de lire a oublié que représentait l'abréviation, ils n'auront pas besoin de monter 5 ou 6 pages pour trouver la première définition.

Donc c'est très important pour nous de nous assurer que le plus possible, les gens pourront reconnaître qu'est-ce qu'une abréviation et ce que ça représente. Maintenant, nous allons parler des PowerPoint. Quand ça vient au Power Point, l'outil de vérification d'accessibilité est présente elle aussi.

Si on va à « Fichier », « Info ». Et ici on peut, on peut inspecter la présentation et vérifier l'accessibilité.

Donc, déjà, il y a quelques erreurs qui sont identifiées. Par contre, comme dans les documents Word, ça prend aussi une évaluation manuelle pour nous assurer que toutes les erreurs d'accessibilité sont identifiées. Alors, regardons la première erreur ici si on se dirige à la deuxième diapo, on voit qu'elle n'a pas de titre.

Alors on doit, dans tout cas, utiliser un texte, un titre original pour chaque diapo. Donc disons « les Grands Lacs ».

Mais qu'est-ce qui arrive si peut-être on décide que cette diapo ici a trop d'informations, je vais l'enlever pour pouvoir augmenter le texte ici. Et j'ajoute une nouvelle diapo qui suit ici. Bien, c'est la même information. Par contre, comme je vous avais expliqué, c'est très important d'avoir des entêtes originales pour chaque diapositive, alors c'est quand même les Grands Lacs. Mais on va ajouter « 2 de 3 ».

Et on monte en haut, on ajoute « 1 de 3 ».

Donc maintenant un utilisateur qui navigue en se servant d'un outil de revue d'écran où un utilisateur qui se sert d'un outil qui reconnaît leur parole et qui veut actionner des mouvements pourront naviguer avec facilité entre les différentes diapos. Et ça, c'est très important quand on a une suite de peut-être 5 diapos qui sont pareilles, qui ont le même titre.

Si un utilisateur qui se sert d'un lecteur d'écran un outil de revue d'écran navigue au travers des entêtes, il ne sauront pas s'ils sont pris. Si il y a un problème avec leur ordinateur parce que ça lit toujours le même titre encore et encore. Ils se perdent dans le document comme tel. Par contre, si chaque titre est unique et différent, ça l'empêche que les utilisateurs se perdent.

Ensuite, vérifions ici ça dit, nous devrons vérifier le sens de lecture dans ma deuxième diapo que j'ai créée ici, ça dit que l'ordre lecture n'est peut-être pas bonne.

Donc, pour tester de façon manuelle l'ordre de lecture, ce qu'on va faire, on va cliquer à l'extérieur du diapo dans le gris ici, on appuie sur Tab. Et maintenant, le premier élément qui est sélectionné, c'est le paragraphe et ensuite c'est l'entête.

Alors pour corriger, on appuie sur la flèche ici et on vérifie l'ordre de lecture.

Donc maintenant on voit, le titre c'est la deuxième espace et maintenant on a corrigé et on peut faire la même chose avec la diapo numéro 4.

Donc on va cliquer à l'extérieur, on appuie sur TAB. Et la première chose qui est sélectionnée, c'est l'image. Ensuite, c'est le premier paragraphe, l'entête et le deuxième paragraphe.

Donc, changeons ça de façon que c'est dans une bonne ordre de lecture.

Et maintenant, faisons un test. Donc, TAB, le premier élément qui est choisi, c'est l'entête et ensuite, le premier paragraphe. Ensuite, l'image et ensuite le deuxième paragraphe. Et la raison, c'est très important, c'est que de façon visuelle, on ne voit aucune différence.

Mais quand ça vient aux utilisateurs qui se servent de revue d'écran. Si on lit des informations dans le mauvais ordre, ça peut complètement changer leur contexte. Je vais vous donner un exemple très simple de ça. Voici l'alphabet.

Alors je vais mettre TAB A. C. D. E. B. Si un utilisateur lit ça, ils ne savent pas que c'est l'alphabet parce que l'ordre n'est pas bonne. Pourtant, de façon visuelle, elle paraît dans le bon ordre.

La raison que l'ordre change c'est parce que dépendant de quand une boîte ou un contenu a été ajouté à une diapo, ça va affecter l'ordre de leur lecture. Donc, si je change ça maintenant, si on fait le test en gardant, j'appuie à l'extérieur du diapo. J'appuie sur TAB. A. B. C. D. E.

Maintenant, le contexte est bon, mais ça s'applique beaucoup aussi pour des documents beaucoup plus complexes, comme par exemple des Placemat qui sont, dont on se sert souvent au sein de la fonction publique. Voici un Placemat qui a été créé dans PowerPoint. Si j'appuie à l'extérieur du diapo et j'appuie sur TAB. On voit ici que la première.

Le premier élément qui est choisi, c'est le numéro de la page.

Ensuite, c'est l'entête.

Ensuite, les formes ici et ça saute par-dessus le premier paragraphe ici pour aller au deuxième.

Ensuite, ça fait la même chose pour les trois paragraphes qui suivent, etc.

Et donc, si on lit tous les éléments dans un dans un ordre illogique, on perd souvent la signification du contenu et surtout pour les documents complexes comme celui-ci. C'est très, très, très important de pouvoir les corriger. Donc, si on en a déjà fait une vérification, mais on a ajouté des affaires par la suite pour pouvoir changer ou corriger ça.

On peut aller dans « Arranger », le panneau de sélection et ça va nous donner tous les éléments ici.

Et si on fait un test pour voir quel élément est la première on voit que c'est l'élément au bas du document, donc à l'opposé de l'outil qu'on se servait dans le vérificateur d'accessibilité.

L'Ordre des éléments ici sont à l'inverse. Donc le premier élément, c'est la dernière et ça suivra comme ça. Et comme je disais, c'est très, très, très important que lors de lectures illogiques et de façon qu'un utilisateurs, peu importe leur handicap ou s'ils en ont pas ça, ça leur permettra de bien lire tout le contenu comme prévu, de façon qu'on puisse la comprendre.

Alors, nous revoilà dans le document Word.

Je veux vous parler de comment bien exporter un document Word en PDF sans perdre toutes les changements qu'on a effectués pour rendre ce document accessible. Il y a une chose qu'on doit éviter à tout prix et ça, c'est d'imprimer comme PDF. Si on imprime comme PDF ça enlève tous les éléments qui sont intégrés pour l'accessibilité.

Maintenant, il y a deux bonnes façons d'exporter un PDF la première. Si vous avez déjà un outil d'édition de PDF comme Foxit Phantom, il devrait y apparaître dans Word. Une section ici qui dit « Foxit PDF ». Si je l'appuie, je peux créer un PDF.

Et les paramètres par défaut ici seront, comprendront tous les éléments qu'on a besoin. Ensuite, la deuxième façon si on n'a pas un outil d'édition de PDF déjà installé sur notre ordinateur.

On peut aller à « Fichier », « Exporter », « Créer un PDF / XPS». Donc, maintenant, je vais appuyer avant de sauvegarder.

C'est très important d'appuyer sur « Option... » ici et dans la section pour inclure les éléments non imprimés, on doit appuyer tous les coches. Donc ici, ça dit que les éléments d'entête seront inclus les propriétés de documents et la structure de tous les étiquettes seront intégrées aussi.

J'appuie sur OK et ensuite je peux publier. En même temps, quand ça vient à la création de tout document. Il faut nous assurer, si on va au « Fichier » « Info », une section ici pour les titres, c'est très important d'ajouter un titre qui a une signification parce que sinon, quand un utilisateur essaie de tabuler entre différents documents, sa valeur lire le nom du fichier comme tel ou du document.

Donc, souvent, au sein de la fonction publique, les documents sont sauvegardés sous des noms quand même un peu complexe ou bizarre. Par contre, si on ajoute un titre comme « Protection des Grands Lacs ».

Maintenant, quand un individu tabule entre les différents documents, ça va leur lire le titre, même si en apparence, on ne le voit pas en haut.

C'est cette information ici qui sera qui leur sera lue s'ils se servent d'un outil de revue du cas où une technologie adaptative comme celle que je vous décrivais depuis tantôt qui active les paroles vocales. Je vais maintenant ouvrir un document PDF.

« Accessibilité » et on fait une vérification complète, ça peut nous partager quelques erreurs qui sont déjà dans le document.

Par contre, comme dans celui dans Word beaucoup des erreurs ne sont pas reconnues dans le vérificateur lui-même. Donc, si je devais changer ou rendre ce document accessible, j'aurai à choisir chaque élément de façon individuelle et de la changer manuellement avec un code HTML.

Donc l'entête ici. Elle est reconnue en tant que paragraphe, donc j'aurai de besoin d'utiliser le code HTML pour qu'elle soit reconnue comme entête.

Et les enlever de façon manuelle dans le texte ici, il y a cette section de texte ici que je dois enlever. Ensuite, ceux qui sont ici. Comment on peut voir, c'est très complexe de faire une correction de documents PDF. Une fois que ça a déjà été écrit, surtout si on compare à la facilité de changement quand on était dans le document Word.

C'est pour cela, quand on vous demande le plus possible de vous assurer que vos documents principal. Donc le document dont vous avez créé au début soit accessible comme ça on pourra bien se servir d'eux une fois qu'ils sont exportés. Donc, si on s'assure que le document Word ici est accessible et ensuite que je la sauvegarde en tant que PDF.

Tous les changements que j'ai effectués dans le document comme tels les entêtes, le changement de texte, enlever tout les textes qui a pas rapport, toutes les « enter, enter », etc. Ça, ça va m'assurer que dans le PDF, quand c'est exporter, toute l'information sera présent.

Malheureusement, ce n'est pas le cas quand ça vient au document PowerPoint, donc, quand ça vient au document PowerPoint si on exporte à PDF, beaucoup du codage ne sera pas présent.

C'est quand même malheureux parce que ce que ça veut dire, c'est que si on se base seulement sur PowerPoint, on ne pourra jamais créer un PDF accessible sans avoir à la corriger à l'intérieur, c'est vraiment vraiment frustrant. Et ça, ça nous empêche de bien le faire.

Quand on crée des PDF, c'est toujours recommandé, si vous avez, vous vous êtes basé sur les éléments qui étaient compris dans un PowerPoint, ce serait meilleur pour tout le monde si on prenait cette information-là et qu'on la copiait dans un document Word pour nous nous assurer que c'est accessible et ensuite on pourra bien les inclure.

Transcription avec description visuelle

Transcription avec description visuelle : Rendre ses documents accessibles

[Description de ce qui est affiché à l'écran : Une diapositive au fond violet s'affiche. Sur celle-ci, à gauche, en gros caractères, on peut lire le texte en blanc « Rendre ses documents accessibles », à droite duquel se trouve un cercle au contour blanc qui contient un bonhomme allumette blanc sur fond bleu. Dans le coin supérieur droit, on voit le logo de l'École de la fonction publique du Canada en blanc. Dans le coin inférieur gauche se trouve le mot-symbole Canada en blanc, à droite duquel figure le texte en blanc « École de la fonction publique du Canada » et « Canada School of Public Service ».]

[Description de ce qui est affiché à l'écran : Une nouvelle diapositive au fond violet s'affiche. Sur celle-ci, à gauche, en gros caractères, on peut lire le texte en blanc suivant : « Veuillez noter que les tableaux, graphiques et données contenus dans cette vidéo pourraient ne pas être exacts et ne sont utilisés qu'à titre indicatif. » Dans le coin supérieur droit, on voit le logo de l'École de la fonction publique du Canada en blanc. Dans le coin inférieur gauche se trouve le mot-symbole Canada en blanc, à droite duquel figure le texte en blanc « École de la fonction publique du Canada » et « Canada School of Public Service ».]

Bonjour tout le monde, bienvenue à notre présentation d'accessibilité des documents.

[Description de ce qui est affiché à l'écran : Une nouvelle diapositive s'affiche. Elle contient deux partie. Celle de droite présente un fond violet alors que celle de gauche présente un fond blanc. Au haut de la partie sur fond violet, on peut lire le texte en blanc « Rendre ses documents accessibles » et, au centre, le texte en blanc « MS Word ». Dans le coin inférieur gauche, on voit, en blanc, le mot-symbole Canada, à droite duquel se trouvent les mots « École de la fonction publique du Canada » et « Canada School of Public Service ». À droite de l'écran, sur fond blanc, on voit le mot « Sujets » en violet. Sous lui se trouve une liste à puces composée des éléments textuels suivants, tous en violet : « Vérificateur d'accessibilité », « Entêtes » et « Styles de paragraphe et de texte », « Polices » et « Hyperliens ».]

Donc avant de débuter, j'aimerais vous démontrer l'outil d'évaluation de l'accessibilité qui est intégré dans le Office Microsoft. Donc, si on va à « Fichier », « Info », il y a un outil d'inspection du document et puis si on appuie sur « Évaluer les problèmes », il y a un outil qui dit, « Vérifier l'accessibilité ».

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur clique sur le ruban « Fichier ». À la page qui s'affiche, il clique sur « Informations » à gauche, puis sur le bouton « Vérifier l'absence de problèmes » un peu à droite. Dans le menu qui s'affiche sous le bouton, l'instructeur clique sur « Vérifier l'accessibilité ». Le volet d'accessibilité s'affiche dans la partie droite du document Word. Il contient le texte suivant : « Ce document est dans un format plus ancien avec des fonctionnalités limitées. Vous pouvez le convertir au format moderne pour activer le Vérificateur d'accessibilité. » Sous ce texte se trouve le bouton « Convertir ».]

Et vous allez voir que pour le moment, ça dit que ça ne fonctionne pas et la raison pour ça, c'est parce qu'on est en train d'utiliser un document, « .doc » (d-o-c).

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur clique sur le bouton « Convertir » dans le volet « Accessibilité ».]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : Le volet « Accessibilité » demeure affiché à l'écran. Les résultats de l'inspection sont présentés dans deux sections, intitulées « Erreurs » et « Avertissements ». L'instructeur parle d'abord de la section « Erreurs », qui contient l'erreur « Texte de remplacement manquant », sous laquelle on voit le texte « Image 1 ». Ensuite, l'instructeur parle de la section « Avertissements », qui contient le texte « Vérifier le sens de lecture (4) » et « Contraste de texte dur à lire (11) ».]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur mentionne les premiers mots du document, « La protection des Grands Lacs », qui est le titre du document. Toutefois, sous l'onglet « Titres » dans le volet de navigation qui s'affiche à gauche, on ne voit pas le texte « La protection des Grands Lacs ».]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : Quand l'instructeur déplace le curseur de la souris au-dessus de l'option « Titre 1 » dans la section « Styles » du ruban « Accueil », Word donne un aperçu de ce à quoi ressemblerait le texte après l'application du style.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur fait un clic droit sur l'option « Titre 1 » dans la section « Styles » du ruban « Accueil » et clique sur l'élément « Mettre à jour Titre 1 pour correspondre à la sélection ». Procéder ainsi permet de garder le style original du texte « La protection des Grands Lacs » tout en lui donnant la caractéristique d'un titre que Word reconnaît.]

Donc voici un deuxième entête, c'est peut-être un entête de niveau 2 et ils ont essayé de centrer le texte ici donc afin de pouvoir la centrer comme il faut.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne le texte « L'importance des Grands Lacs », qui est centré et qui sert de titre pour le paragraphe sous lui. Il surligne ensuite l'espace vide qui précède le texte en indiquant qu'il est constitué de caractères d'espace.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur supprime les caractères d'espace qui précèdent le texte « L'importance des Grands Lacs », ce qui fait que celui-ci se trouve accolé à la marge de gauche.]

Ça encombre leur navigation. Donc, si on voulait centrer ce texte ici, on peut choisir sous la section paragraphe le style « Centrer » et maintenant c'est centré.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne le texte « L'importance des Grands Lacs » et clique sur l'option « Centrer » dans la section « Paragraphe » du ruban « Accueil ».]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur fait un zoom avant sur la marge gauche du document pour simuler l'utilisation d'un outil de grossissement.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : On peut voir le début des lignes des paragraphes au-dessus et en dessous du titre « L'importance des Grands Lacs ». Toutefois, on ne voit pas le début du texte du titre, car il est centré. Par conséquent, on a l'impression que le titre n'existe pas.]

Et ensuite, si on veut assigner le style entête à ce texte-là, encore une fois, on voit quand même mon curseur par-dessus l'entête ça change le style un peu.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne le texte « L'importance des Grands Lacs » et déplace le curseur de la souris au-dessus de l'option « Titre 1 » dans la section « Styles » du ruban « Accueil ». Word donne un aperçu de ce à quoi ressemblerait le texte après l'application du style.]

Donc, si je veux garder le même style, mais qu'elle soit reconnue en tant qu'entête, je clique droite et je mets l'entête 2 à jour pour qu'elle copie le style qui était déjà là.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur fait un clic droit sur l'option « Titre 2 » dans la section « Styles » du ruban « Accueil » et clique sur l'élément « Mettre à jour Titre 2 pour correspondre à la sélection ». Procéder ainsi permet de garder le style original du texte « La protection des Grands Lacs » tout en lui donnant la caractéristique d'un titre que le logiciel Word reconnaît.]

Ensuite, on a une section ici avec justification pleine. Alors, quand ça vient, à ce genre de justification, on recommande contre les styles comme celui-ci.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne un paragraphe justifié. Microsoft Word justifie le texte en insérant des espaces entre les mots de façon à ce que les deux extrémités de chaque ligne soient alignées sur les deux marges.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne le texte et clique sur le bouton « Aligner à gauche » dans la section « Paragraphe » du ruban « Accueil ».]

On voit ici maintenant. Un grand endroit ici avant le prochain entête.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur montre dans le document un grand espace vide situé entre la fin du texte d'une page et le début de la prochaine page.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne les espaces et les remplace par un « saut de page ». Pour ce faire, il clique sur l'option « Pages » dans le ruban « Insertion » et clique ensuite sur « Saut de page ». Cette série d'actions permet de déplacer le titre et le texte à la prochaine page.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne un segment de texte, soit une liste dont les éléments sont précédés de petites boules noires, à savoir des puces. Il s'agit d'une liste à puces créée manuellement.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : La liste étant toujours surlignée, l'instructeur clique sur l'option « Puces » dans la section « Paragraphe » du ruban « Accueil ».]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur clique sur la petite flèche qui pointe vers le bas située à droite du bouton « Puces », ce qui lui permet d'accéder au menu d'options supplémentaires des listes à puces. Il clique ensuite sur une puce en forme de flèche qui pointe vers la droite, ce qui transforme toutes les puces de la liste surlignée en flèches qui pointent vers la droite.]

Et on peut même créer nos propres bulles avec une image ou quoi que ce soit, de façon qu'on peut les utiliser comme on aime, sans perdre le codage qui est important pour les outils d'adaptation.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur désélectionne la liste à puces et la sélectionne de nouveau. Il clique ensuite sur la petite flèche qui pointe vers le bas située à droite du bouton « Puces », ce qui lui permet d'accéder au menu d'options supplémentaires concernant les listes à puces. La dernière option du menu, intitulée « Définir une puce... », permet à l'utilisateur de créer ses propres puces.]

Ensuite, si on descend un peu, on a une section ici qui est italisée. On recommande contre l'italisation de paragraphes entières.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne un paragraphe qui est complètement en italique.]

Non seulement parce que c'est contre le guide des styles du Web, des outils du Canada, mais aussi parce que ça l'empêche de bien lire le contenu.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : Voici le lien pour le Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca.]

Le Guide de style du gouvernement du Canada nous dit qu'on doit seulement mettre en italisé les noms de loi. Donc, on va enlever l'italisation et on va seulement mettre la loi italisée.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur supprime l'italique dans le texte surligné, après quoi il surligne uniquement les mots « La Loi », qu'il met en italique.]

En dessous, on voit aussi un paragraphe qui est tout en gras. Comme l'italisation, on recommande contre utiliser des paragraphes entiers en gras.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne un paragraphe composé uniquement de caractères en gras.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur supprime le gras dans le texte surligné. Ensuite, il surligne uniquement les mots « Richesses naturelles et des Forêts », qu'il met en gras.]

Ensuite, parlons un peu des polices qui sont utilisées ici. Je vais augmenter la grosseur pour vous montrer cette police-ci « Times New Roman » qui est quand même commun.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne deux paragraphes et fait un zoom sur du texte écrit à l'aide de la police de caractères « Times New Roman ». Les extrémités des lettres des polices de caractères comme « Times New Roman » se terminent par un élargissement triangulaire ou rectangulaire. Il s'agit de polices de caractères avec empattements (« serif » en anglais).]

On va choisir Arial. Aussi, quand on voit ici, la taille de la police ici.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne un segment de texte dont la police de caractères a une taille de 10 points.]

Nous recommandons contre réduire la taille de la police en dessous du défaut d'un document donc si on descend ici et je tape, le défaut, c'est 12 points.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur déplace le curseur à la fin du document et commence à taper du texte pour déterminer la taille de police que Microsoft Word utilise par défaut.]

Donc, nous recommandons contre réduire le texte en bas de 12 points afin que ce soit facile pour tout le monde de lire. Peu importe s'ils ont des handicaps de vision ou non.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne deux paragraphes dont il règle la taille à 12 points.]

Ensuite, ici, on a une section de texte en anglais.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne un paragraphe rédigé en anglais. Ensuite, il clique sur la langue dans la barre d'état, qui est située au bas de l'interface de Word. Dans la fenêtre qui s'affiche, il clique sur « Français (Canada) », puis sur le bouton « OK ».]

Par contre, par défaut. Elle était définie en français et la raison que c'est un problème, c'est parce que les outils de revue d'écran vont lire ce texte ici, qui est identifié en tant que français en anglais et les gens qui ont déjà utilisé un GPS qui parle en français pour naviguer des endroits anglaises vont savoir.

Et en bas, ici au bas de la page à gauche on peut choisir la langue du texte lui-même.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur clique sur la langue dans la barre d'état, qui est située au bas de l'interface de Word. Dans la fenêtre qui s'affiche, il clique sur « Anglais (Canada) » dans les choix de langues, puis il clique sur le bouton « OK ».]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne un lien hypertexte composé des mots « Learn more ».]

Nous recommandons de prendre le URL et de mettre un lien sur quelque chose qui est en contexte à l'endroit où le lien nous mènera.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur fait un clic droit sur le lien hypertexte. Dans le menu qui s'affiche, il clique sur « Copier le lien hypertexte ».]

Donc, on va choisir « Great Lakes and Saint-Lawrence River » parce que c'est là que le lien nous emmènera. Et ce que j'ai fait pour insérer un lien? J'ai appuyé sur contrôle + K et on peut mettre maintenant le lien là plutôt que de l'avoir en bas ici sans information. Et maintenant, quand un utilisateur qui se sert d'un outil de revue d'écran arrive à ce lien, ça va leur dire « Great Lakes and Saint-Lawrence River », les Grands Lacs et du fleuve Saint-Laurent.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne les mots « Great Lakes-St. Lawrence River » et, en maintenant enfoncée la touche CTRL, il appuie sur la touche K, ce qui provoque l'affichage d'une fenêtre. Dans celle-ci, l'instructeur colle dans le champ d'adresse le lien qu'il a copié plus tôt, puis il clique sur le bouton « OK ».]

[Description de ce qui est affiché à l'écran : Une diapositive au fond violet s'affiche. Au haut de celle-ci, on peut lire le texte en blanc « Rendre ses documents accessibles », au centre, le texte en blanc « Texte alternatif » et, juste sous celui-ci, le texte en blanc «

S'applique aux documents et au Web ». Dans le coin inférieur gauche, on voit le mot-symbole Canada en blanc, à droite duquel se trouvent le texte en blanc « École de la fonction publique du Canada » et « Canada School of Public Service ». À droite de l'écran, sur fond blanc, on voit le mot « Sujets » en violet. Sous lui se trouve une liste à puces composée des éléments suivants, tous en violet : « Images décoratives », « Images de texte » et « Description longue ». Sous ce dernier élément, on trouve une autre liste à puces composée, elle, des éléments suivants, tous en violet : « Images complexes », « Diagrammes » et « Graphiques ».]

Nous allons maintenant parler des images et du texte alternatif donc avant de vous montrer comment utiliser les outils dans Microsoft Office pour ajouter du texte alternatif.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur ouvre une présentation PowerPoint. Sur la diapositive à l'écran, on voit notamment une photo de trois bernaches.]

Le contexte peut tout à fait changer comment qu'on peut choisir le texte alternatif, le texte de remplacement. Ensuite, ici, on a une image décorative.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur affiche une nouvelle diapositive. Sur celle-ci, on voit notamment une image décorative bleue qui rappelle un coup de pinceau vers la droite.]

Et que, peut-être, l'image présentait de l'information importante et que l'utilisateur est en manque, quand ça vient à l'information. Ensuite, ici, on a une image de texte.

[Description de ce qui est affiché à l'écran : Une diapositive s'affiche. On y voit notamment une image qui contient le texte suivant : « fête de la culture CRÉEZ, PARTICIPEZ et PARTAGEZ 30 septembre, 1 & 2 octobre 2016 ». L'image comprend un fond décoratif de lignes de différentes couleurs qui s'entrelacent.]

[Description de ce qui est affiché à l'écran : Une carte de la région d'Ottawa s'affiche à l'écran. Sur la carte, on voit le tracé d'un trajet.]

[Description de ce qui est affiché à l'écran : Une nouvelle diapositive s'affiche. On y trouve un exemple d'une longue description pour la carte d'Ottawa présentée à la diapositive précédente. Il s'agit d'une liste d'étapes pour atteindre la destination.]

Il n'y a aucune information qui était partagée seulement par la carte elle-même qui sera perdue si un utilisateur ne peut pas la voir.

[Description de ce qui est affiché à l'écran : Une nouvelle diapositive s'affiche. Sur elle, on voit un organigramme.]

[Description de ce qui est affiché à l'écran : Une nouvelle diapositive s'affiche. Elle montre un exemple d'une longue description de l'organigramme présenté à la diapositive précédente. Chacune des étapes de l'organigramme est détaillée et numérotée. On a aussi ajouté des numéros à l'organigramme qui correspondent aux étapes expliquées dans la longue description.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur rouvre le document Word. Il sélectionne une image décorative.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur fait un clic droit sur l'image et clique sur l'option « Modifier le texte de remplacement ». Dans le champ de texte du volet « Texte de remplacement » qui s'affiche à droite, il saisit le mot « Décoratif ».]

Vous avez peut être remarqué qu'il y a une boîte de coche ici qui dit « marqué comme décoratif ».

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur parle de la case à cocher « Marquer comme décoratif », qui se trouve au bas du volet « Texte de remplacement », situé à droite de l'écran.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur fait défiler le document vers le bas afin de montrer une image du lac Supérieur, sur laquelle il clique. Dans le champ de texte du volet « Texte de remplacement », situé à droite de l'écran, l'instructeur saisit le texte « Vagues du Lac-Supérieur ».]

Mais qu'est-ce qui arrive si vous êtes dans une version plus vieille que ce 365? C'est un peu de la même façon, mais une étape de plus.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur décrit les étapes à suivre dans les anciennes versions d'Office, mais ne peut montrer toutes les étapes, car certaines options ne figurent pas dans Office 365.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur saisit du texte directement en dessous de l'image du lac Supérieur pour montrer ce à quoi peut ressembler une description longue.]

On doit seulement insérer le texte qui est pertinent à l'image comme ça. Continuons un peu. On va parler des infographies.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur ouvre un document PowerPoint dans lequel se trouve une affiche infographique intitulée « Temps accordé aux activités créatives ». Il présente ensuite une diapositive intitulée « Ensembles des éléments infographiques », qui montre les différents éléments qui composent l'affiche vue à la diapositive précédente. L'instructeur présente une autre diapositive, qui, elle, s'intitule « Descriptions textuelles ». Cette dernière propose deux descriptions textuelles de l'affiche infographique, une courte description, à savoir « Infographie: Temps Accordé aux Activités Créatives », et une longue description qui est séparée en plusieurs parties pour décrire chacun des éléments de l'affiche.]

[Description de ce qui est affiché à l'écran : Une nouvelle diapositive s'affiche. Elle présente un diagramme de flux complexe.]

[Description de ce qui est affiché à l'écran : Une nouvelle diapositive s'affiche. Celle-ci contient un exemple de description longue pour le diagramme de flux. Chacune des étapes du diagramme y est détaillée et organisée à l'aide de listes à puces et de titres.]

C'est très, très important quand on crée des images, de penser aussi au texte de remplacement, et ça, c'est encore plus important lors de la traduction des documents.

[Description de ce qui est affiché à l'écran : Une diapositive au fond violet s'affiche. Au haut de celle-ci, on peut lire le texte en blanc « Rendre ses documents accessibles », au centre, le texte en blanc « Utilisation de couleurs » et, juste sous celui-ci, le texte en blanc «

S'applique aux documents et au Web ». Dans le coin inférieur gauche, on voit le mot-symbole Canada en blanc, à droite duquel se trouvent le texte en blanc « École de la fonction publique du Canada » et « Canada School of Public Service ». À droite de l'écran, sur fond blanc, on voit le mot « Sujets » en violet. Sous lui se trouve une liste à puces composée des éléments suivants, tous en violet : « Contraste de couleur », « Couleur de police » et « Utilisation de couleurs pour mettre en évidence de l'information ».]

Ensuite, parlons un peu de l'utilisation de couleurs.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur ouvre le logiciel intitulé « Analyseur de contraste des couleurs », dont il déplace la fenêtre à droite du document Word. Dans le logiciel, il clique sur le bouton qui représente un compte-gouttes dans la boîte intitulée « Couleur de premier plan », puis il sélectionne un pixel bleu dans le texte du document Word. Ensuite, dans le logiciel « Analyseur de contraste des couleurs », l'instructeur clique sur le bouton qui représente un compte-gouttes dans la boîte intitulée « Couleur d'arrière-plan », puis il sélectionne un pixel gris qui compose la couleur de fond du texte en bleu dans le document Word.]

[Description de ce qui est affiché à l'écran : Le logiciel « Analyseur de contraste des couleurs » indique que le texte normal présente un contraste de 3,2:1, ce qui est un échec, puisque l'exigence est de 4.5:1 pour un texte de taille normale selon le Guide de style du gouvernement canadien. Par contre, le texte de grande taille présente un contraste suffisant.]

Alors, comment est-ce qu'on corrige ça? Et bien parfois, c'est aussi facile que simplement d'enlever le texte d'arrière-plan. Alors maintenant, on l'a enlevé.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne le texte qui a échoué au test de contraste et supprime la couleur de fond en cliquant sur le bouton « Couleur de surbrillage du texte » dans la section « Police » du ruban « Accueil », et en surlignant de nouveau le texte.]

Allons retester l'avant-plan.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur rouvre le logiciel d'analyse du contraste des couleurs, qui se trouve à droite du document Word. Dans le logiciel, il clique sur le bouton qui représente un compte-gouttes dans la boîte intitulée « Couleur d'arrière-plan », puis il sélectionne un pixel blanc qui compose la couleur de fond du texte en bleu dans le document Word. Le logiciel d'analyse du contraste des couleurs indique un contraste de 4,7:1, ce qui signifie que le texte de taille normal contraste suffisamment avec la couleur d'arrière-plan.]

Et maintenant, elle, elle réussit l'évaluation.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur montre la fenêtre de son Explorateur de fichiers Windows, qui présente du texte blanc sur fond noir.]
Mais quand on choisit une couleur particulière pour notre texte, ce que ça fait, c'est que ça empêche aux paramètres de l'utilisateur de pouvoir être utilisé. Donc, plutôt que d'utiliser des couleurs, nous recommandons en général de choisir du texte noir. Par contre, on recommande de ne pas utiliser la couleur noire ici, mais plutôt de choisir automatique.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne un paragraphe dans le document Word, puis fait un clic droit sur celui-ci. Deux boîtes s'affichent. Dans celle du bas, l'instructeur clique sur la petite flèche qui pointe vers le bas à côté du bouton de sélection de couleur de la police, puis clique sur la couleur noire dans la palette de couleurs qui s'affiche. Ensuite, il clique de nouveau sur la flèche à côté du bouton de sélection de couleur de la police, puis clique sur le bouton automatique, au haut de la palette de couleurs. L'instructeur désélectionne le texte, le surligne de nouveau, puis clique sur la petite flèche à côté du bouton de sélection de couleur de la police dans la section « Police » du ruban « Accueil », puis clique sur « Automatique » dans le haut de la palette de couleurs qui s'affiche.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur fait défiler le document Word vers le bas afin de présenter un tableau. Au-dessus de ce dernier, on voit le texte : « Les articles en retard sont colorés en rouge ». Certains des éléments textuels du tableau sont en effet de couleur rouge.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur ajoute un astérisque derrière le mot « rouge », qui est en rouge, dans le texte qui figure au-dessus du tableau, ainsi qu'un astérisque devant chacun des éléments textuels en rouge dans la première colonne du tableau.]

Je vais retourner à notre infographie.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur rouvre la diapositive intitulée « Ensembles des éléments infographiques », qui montre trois images de diagrammes colorés disposés de gauche à droite et tirés d'une affiche infographique présentée précédemment.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur montre le diagramme de gauche où les mots « femme » et « homme » sont en gris pâle sur un fond bleu clair. L'absence de contraste rend la lecture des mots difficile.]

En même temps, ici, on voit des boules dont 46% de l'image de la boule est remplie et le gris représente les données qui ne sont pas compris dans le pourcentage.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur parle du diagramme du centre, composé de cercles dont une partie est colorée et l'autre est en gris pâle, le tout sur un fond bleu clair. Encore une fois, l'absence de contraste rend la lecture difficile.]

Ensuite on a un exemple ici qui qui reconnaît et qui donne toutes les informations, peu importe les couleurs.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur parle du diagramme de droite, qui est un diagramme circulaire à secteurs. Les secteurs sont légèrement séparés les uns des autres, ce qui facilite l'interprétation du diagramme.]

Rendre ses documents accessibles » et, au centre, le texte en blanc « MS Word (suite) ». Dans le coin inférieur gauche, on voit, en blanc, le mot-symbole Canada, à droite duquel se trouve le texte en blanc « École de la fonction publique du Canada » et « Canada School of Public Service ». À droite de l'écran, sur fond blanc, on voit le mot « Sujets » en violet. Sous lui se trouve une liste à puces composée des éléments textuels suivants, tous en violet : « Tableaux », « Langage clair » et « Sigles et acronymes ».]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur ouvre un document Word qui contient un tableau composé de nombreuses cellules de tailles différentes. Au-dessus de celui-ci, on voit le titre : « Tableau complexe ».]

La raison qu'on l'appelle un tableau complexe, c'est parce qu'il y a des cellules qui ont été jumelées.

Ici, ça dit colonne 1 de 1, rangée 1 de 9 et ensuite.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne le texte de la première cellule du tableau, qui est situé dans la partie supérieure de celui-ci et qui contient le texte « Ressources humaines ». Cette cellule n'est pas divisée et s'étire sur toute la longueur du tableau.]

Si je descends à la prochaine rangée maintenant cela me dit rangées... Non, colonnes 1 de 5, rangée 2.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur montre la cellule qui se trouve immédiatement sous la cellule « Ressources humaines », dans laquelle on voit le texte « Employé ». Cette cellule s'étire sur la moitié de la longueur du tableau.]

Si je descends encore, ça nous dit rangée 3 de 9, colonne 1 de 6.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur montre la cellule qui se trouve immédiatement sous la cellule « Employé ». Cette cellule, qui contient le mot « Nom », ne fait qu'environ le tiers de la longueur de la cellule « Employé » située au-dessus d'elle.]

Donc, on est allé d'une colonne à 5 colonnes à 6 colonnes et ça ne nous donne pas le contexte de « Ah! La colonne qui était par-dessus, elle est par-dessus nom et position ».

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur présente une version simplifiée du tableau. Au-dessus du tableau, on voit un titre, « Tableau complexe réparé », et un sous-titre, « Ressources humaines : Renseignements sur les employés ». Ce nouveau tableau ne compte aucune cellule jumelée.]

Le deuxième tableau leur permettra avec plus de facilité de comprendre les données. Ensuite, on doit parler d'exemple, de langage clair.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur fait défiler le document vers le bas jusqu'au titre « Exemples en langage clair ».]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur fait défiler le document vers le haut jusqu'au texte en anglais à propos des Grands Lacs et du fleuve Saint-Laurent. Il surligne le texte qui s'y trouve.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur clique sur le menu « Fichier ». Une nouvelle fenêtre s'affiche. L'instructeur clique sur « Options » tout au bas de la fenêtre. Une fenêtre intitulée « Options Word » s'ouvre. Dans celle-ci, l'instructeur clique sur l'option « Vérification » à gauche et, sous la section « Pendant la correction orthographique et grammaticale dans Word », il coche l'option « Afficher les statistiques de lisibilité », puis clique sur le bouton « OK ».]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur clique sur le ruban « Révision », puis sur le bouton « Grammaire et orthographe » à gauche. Une petite fenêtre s'affiche. Elle contient le texte « La vérification de votre sélection est terminée. Voulez-vous vérifier le reste du document? », ainsi que deux boutons, « Oui » et « Non ». L'instructeur clique sur le bouton « Non ». Une fenêtre intitulée « Statistiques de lisibilité » s'affiche. Elle contient toutes sortes de données au sujet du texte. L'avant-dernier élément, qui s'appelle « Flesch-Kincaid Grade Level », indique un résultat de 19,1 points. Plus le nombre de points est près de 0, plus le document est difficile à lire.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur clique sur l'hyperlien « Scolarius » dans le document Word, ce qui provoque le lancement du navigateur Internet, qui affiche la page https://www.scolarius.com/. Il surligne du texte dans le document Word, puis le copie. Dans le navigateur Internet, il clique sur le menu déroulant « Sélectionner », puis colle le texte provenant du document Word dans le champ de texte de la fenêtre du navigateur Internet. Il clique de nouveau sur le menu déroulant «

Sélectionner », puis choisit « Articles/nouvelles ». Ensuite, il clique sur le bouton « Soumettre ». L'outil donne affiche un résultat de « 211 initié » et une moyenne de « 131 collégial » pour ce type de texte.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur fait défiler le document Word vers le bas jusqu'à ce que le titre « Abréviations » et un court paragraphe de texte s'affichent.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne le sigle « SPC » dans le texte à l'écran. Il saisit le texte « Services partagés Canada » devant l'abréviation, qu'il met ensuite entre parenthèses.]

Donc c'est très important pour nous de nous assurer que le plus possible, les gens pourront reconnaître qu'est-ce qu'une abréviation et ce que ça représente.

[Description de ce qui est affiché à l'écran : Une nouvelle diapositive s'affiche. Elle contient deux parties. Celle de droite présente un fond violet alors que celle de gauche présente un fond blanc. Au haut de la partie sur fond violet, on peut lire le texte en blanc « Rendre ses documents accessibles » et, au centre, le texte en blanc « MS PowerPoint ». Dans le coin inférieur gauche, on voit, en blanc, le mot-symbole Canada, à droite duquel se trouve le texte « École de la fonction publique du Canada » et « Canada School of Public Service ». À droite de l'écran, sur fond blanc, on voit le mot « Sujets » en violet. Sous lui se trouve une liste à puces composée des éléments textuels suivants, tous en violet : « Vérificateur d'accessibilité », « Titres des diapositives » et « Ordre de lecture », « Napperons » et « Exporter des documents du format MS PPT au format PDF ».]

Maintenant, nous allons parler des PowerPoint. Quand ça vient au Power Point, l'outil de vérification d'accessibilité est présente elle aussi.

[Description de ce qui est affiché à l'écran : Un document PowerPoint s'affiche à l'écran. La première diapositive comprend un titre en gros caractères : « La protection des Grands Lacs ». Sous le titre se trouve une phrase en petits caractères : « Découvrez le plan de l'Ontario pour protéger et rétablir la santé du bassin des Grands Lacs. »

Si on va à « Fichier », « Info ». Et ici on peut, on peut inspecter la présentation et vérifier l'accessibilité.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur clique sur le ruban « Fichier », puis, à l'écran suivant, il clique sur l'option « Informations ». Il clique ensuite sur le bouton « Vérifier l'absence de problèmes » dans la boîte « Inspecter la présentation ». Dans le menu qui s'affiche, il clique sur « Vérifier l'accessibilité ». Le volet « Accessibilité » s'ouvre à droite.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : Dans le volet « Accessibilité » à droite, sous le titre « Erreurs », l'instructeur sélectionne le texte « Titre de diapositive manquant », sous lequel s'affiche « Diapositive 2 ». Ensuite, sous le titre « Avertissements », l'instructeur sélectionne l'élément « Vérifiez le sens de lecture », sous lequel s'affichent « Diapositive 3 » et « Diapositive 4 ».]

Alors on doit, dans tout cas, utiliser un texte, un titre original pour chaque diapo. Donc disons « les Grands Lacs ».

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : Dans le volet « Accessibilité » à droite, sous le titre « Erreurs », l'instructeur sélectionne le texte « Diapositive 2 », qui figure sous l'élément « Titre de diapositive manquant ». PowerPoint affiche la diapositive où se trouve l'erreur et permet à l'instructeur de la corriger. Celui-ci saisit le titre de la diapositive, soit « Les Grands Lacs ».]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur surligne et coupe la seconde moitié du texte de la diapositive. Il surligne le texte restant et clique sur le bouton permettant d'augmenter la taille de la police dans la section « Police » du ruban « Accueil », ce qui permet d'augmenter la taille du texte dans la diapositive. Ensuite, dans la section « Diapositives » du ruban « Accueil », il clique sur « Nouvelle diapositive », alors une nouvelle diapositive s'affiche. Dans celle-ci, il saisit le titre « Les Grands Lacs » et colle le texte coupé précédemment dans la nouvelle diapositive. Il modifie ensuite le titre afin qu'il devienne « Les Grands Lacs (2 de 3) ».]

Et on monte en haut, on ajoute « 1 de 3 ».

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur se rend à la deuxième diapositive et ajoute le texte « (1 de 3) » à la fin du titre de la diapositive.]

Ensuite, vérifions ici ça dit, nous devrons vérifier le sens de lecture dans ma deuxième diapo que j'ai créée ici, ça dit que l'ordre lecture n'est peut-être pas bonne.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : Dans le volet « Accessibilité », sous l'élément « Avertissements », l'instructeur clique sur « Diapositive 3 » dans la liste d'éléments sous l'avertissement « Vérifiez le sens de lecture ». La diapositive 3 s'affiche.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur clique à l'extérieur de la diapositive. Il appuie ensuite sur la touche de tabulation pour voir l'ordre de lecture des éléments sur la diapositive. La première fois qu'il appuie sur la touche de tabulation, le texte de la diapositive est sélectionné, alors que la seconde fois, c'est uniquement le titre qui est sélectionné.]

Alors pour corriger, on appuie sur la flèche ici et on vérifie l'ordre de lecture.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : Dans le volet « Accessibilité », sous l'élément « Avertissements », l'instructeur clique sur la petite flèche vers le bas à droite de « Diapositive 3 » dans la liste d'éléments sous l'avertissement « Vérifiez le sens de lecture ». Dans les options qui s'affichent sous « Diapositive 3 », l'instructeur clique sur « Vérifier l'ordre des objets ». Le volet « Accessibilité » fait place au volet « Sens de lecture ». Dans ce volet, on voit l'ordre de lecture des différents éléments qui composent la diapositive. L'instructeur clique sur le second élément, à savoir le titre, puis il clique sur une petite flèche qui pointe vers le haut située dans le coin supérieur droit du volet. Le titre de la diapositive devient le premier élément de la liste.]

Donc maintenant on voit, le titre c'est la deuxième espace et maintenant on a corrigé et on peut faire la même chose avec la diapo numéro 4.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : Dans le volet « Accessibilité », l'instructeur clique sur l'élément « Diapositive 4 », sous l'élément « Avertissements ». La diapositive 4 s'affiche. L'instructeur clique à l'extérieur de la diapositive. Il appuie ensuite sur la touche de tabulation pour voir l'ordre de lecture des éléments sur la diapositive. La première fois qu'il appuie sur la touche de tabulation, l'image est sélectionnée, la seconde fois, c'est le premier paragraphe qui est sélectionné.]

Donc on va cliquer à l'extérieur, on appuie sur TAB. Et la première chose qui est sélectionnée, c'est l'image. Ensuite, c'est le premier paragraphe, l'entête et le deuxième paragraphe.

Donc, changeons ça de façon que c'est dans une bonne ordre de lecture.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : Dans le volet « Accessibilité », sous l'élément « Avertissements », l'instructeur clique sur la petite flèche vers le bas à droite de « Diapositive 4 » dans la liste d'éléments sous l'avertissement « Vérifiez le sens de lecture ». Dans les options qui s'affichent sous « Diapositive 4 », l'instructeur clique sur « Vérifier l'ordre des objets ». Le volet « Accessibilité » fait place au volet « Sens de lecture ». Ce volet affiche l'ordre de lecture des différents éléments qui composent la diapositive. L'instructeur fait glisser le titre en première place et le premier paragraphe en deuxième place. L'ordre de lecture est donc le suivant : titre, premier paragraphe, image et second paragraphe (situé à droite de l'image).]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur appuie sur la touche de tabulation pour sauter d'un élément à l'autre dans la diapositive.]

Mais quand ça vient aux utilisateurs qui se servent de revue d'écran.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur ferme le volet « Sens de lecture ». Le volet « Accessibilité » le remplace.]

Si on lit des informations dans le mauvais ordre, ça peut complètement changer leur contexte. Je vais vous donner un exemple très simple de ça. Voici l'alphabet.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : Dans le volet « Accessibilité », sous « Avertissements », l'instructeur clique sur l'élément « Diapositive 5 ». Une diapositive s'affiche. Elle a comme titre « Alphabet 1 », sous lequel se trouve les lettres séparées « A B C D E ».]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur clique à l'extérieur de la diapositive et se sert de la touche de tabulation pour voir l'ordre de lecture des éléments de la diapositive. La première fois qu'il appuie sur la touche, le titre est sélectionné. La deuxième fois, c'est la lettre « A », ensuite la lettre « C », puis la lettre « D », ensuite « E » et, finalement, la lettre « B ». L'ordre de lecture établi est donc le suivant : « A », « C », « D », « E » et « B ». ]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : Dans le volet « Accessibilité », sous l'élément « Avertissements », l'instructeur clique sur la petite flèche vers le bas à droite de « Diapositive 5 » dans la liste d'éléments sous l'avertissement « Vérifiez le sens de lecture ». Dans les options qui s'affichent sous « Diapositive 5 », l'instructeur clique sur « Vérifier l'ordre des objets ». Le volet « Accessibilité » fait place au volet « Sens de lecture ». Ce volet affiche l'ordre de lecture des différents éléments qui composent la diapositive. L'instructeur fait glisser la lettre « B », qui est en sixième place, en troisième place. Il se sert de nouveau de la touche de tabulation pour voir l'ordre de lecture des éléments. Cette fois, l'ordre est le suivant : « A », « B », « C », « D » et « E ».]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur montre une affiche, aussi appelée napperon, et appuie sur la touche de tabulation.]

Le premier élément qui est choisi, c'est le numéro de la page.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : Le numéro au bas de la page est sélectionné. L'instructeur appuie de nouveau sur la touche de tabulation.]
Ensuite, c'est l'entête.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : Le titre du napperon est sélectionné. L'instructeur appuie sur la touche de tabulation.]
Ensuite, les formes ici et ça saute par-dessus le premier paragraphe ici pour aller au deuxième.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : Les formes sur l'affiche sont sélectionnées l'une après l'autre chaque fois que l'instructeur appuie sur la touche de tabulation.]
Ensuite, ça fait la même chose pour les trois paragraphes qui suivent, etc.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur continue à appuyer sur la touche de tabulation, montrant ainsi que la sélection des paragraphes se fait dans le mauvais ordre.]

On peut aller dans « Arranger », le panneau de sélection et ça va nous donner tous les éléments ici.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur clique sur le bouton « Organiser » dans la section « Dessin » du ruban « Accueil ». Dans le menu qui s'affiche, il clique sur l'option « Volet de sélection ». Le volet « Sélection » s'affiche à droite. Il contient une liste de tous les éléments qui composent le napperon.]

Et si on fait un test pour voir quel élément est la première on voit que c'est l'élément au bas du document, donc à l'opposé de l'outil qu'on se servait dans le vérificateur d'accessibilité.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur fait défiler la liste d'éléments du volet « Sélection » jusqu'au dernier élément, « Slide Number Placeholder », qu'il sélectionne.]

L'Ordre des éléments ici sont à l'inverse. Donc le premier élément, c'est la dernière et ça suivra comme ça.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur ferme le volet « Sélection ».]

Et comme je disais, c'est très, très, très important que lors de lectures illogiques et de façon qu'un utilisateurs, peu importe leur handicap ou s'ils en ont pas ça, ça leur permettra de bien lire tout le contenu comme prévu, de façon qu'on puisse la comprendre.

Rendre ses documents accessibles » et, au centre, le texte en blanc « Documents PDF ». Dans le coin inférieur gauche, on voit, en blanc, le mot-symbole Canada, à droite duquel se trouve le texte « École de la fonction publique du Canada » et « Canada School of Public Service ». À droite de l'écran, sur fond blanc, on voit le mot « Sujets » en violet. Sous lui se trouve une liste à puces composée des éléments textuels suivants, tous en violet : « Exporter des documents du format MS Word au format PDF » et « Documents originaux accessibles ».]
Alors, nous revoilà dans le document Word.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur rouvre le document Word.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur clique sur le ruban « Foxit PDF », puis sur le bouton « Créer un PDF ». Une petite fenêtre s'affiche dont le titre est « Module complémentaire de Foxit PDF Editor ». La fenêtre contient deux boutons, à savoir « OK » et « Annuler », ainsi que le texte suivant : « Pour convertir le document, vous devez d'abord l'enregistrer. Voulez-vous enregistrer le document et continuer? » L'instructeur clique sur le bouton « Annuler », ce qui ferme la petite fenêtre. ]

On peut aller à « Fichier », « Exporter », « Créer un PDF / XPS». Donc, maintenant, je vais appuyer avant de sauvegarder.

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur clique sur le ruban « Fichier ». Dans la fenêtre qui s'affiche, il clique sur l'option « Exporter », puis sur « Créer un document PDF/XPS ». Le document Word s'affiche de nouveau. Au-dessus de lui s'affiche une fenêtre intitulée « Publier comme PDF ou XPS ».]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : Dans la fenêtre intitulée « Publier comme PDF ou XPS », l'instructeur clique sur le bouton « Options » en bas, à droite. Une fenêtre intitulée « Options » s'affiche. L'instructeur s'assure que toutes les options de la section « Inclure les informations non imprimables » sont cochées, y compris : « Créer des signets à l'aide de : », « Propriétés du document » et « Balises de structure de document pour l'accessibilité ». Ensuite, il clique sur le bouton « OK » pour fermer la fenêtre d'options, puis il clique sur « Publier » dans la fenêtre « Publier comme PDF ou XPS » pour lancer la création du document PDF.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : L'instructeur clique sur le ruban « Fichier », puis sur le bouton « Informations » dans la fenêtre qui s'affiche.]

[Description d'opérations effectuées dans Office 365 en français : Dans la section « Propriétés » de la fenêtre « Informations », l'instructeur saisit le texte « Protection des Grands Lacs » dans le champ intitulé « Titre ».]

Maintenant, quand un individu tabule entre les différents documents, ça va leur lire le titre, même si en apparence, on ne le voit pas en haut.

[Description d'opérations effectuées dans Foxit PDF Editor en français : L'instructeur ouvre la version PDF du document Word à l'aide du logiciel Foxit PDF Editor.]

Pour vous montrer qu'est-ce qui se passe si on doit corriger des éléments qui ne sont pas accessibles. Comme dans Word, il y a un outil de vérification d'accessibilité. Qu'on peut, une évaluation. Je vais changer le langage à français. Alors si on appuie sur l'onglet « Accessibilité » et on fait une vérification complète, ça peut nous partager quelques erreurs qui sont déjà dans le document.

[Description d'opérations effectuées dans Foxit PDF Editor en français : L'instructeur clique sur le ruban « Accessibilité », puis choisit l'option « Vérification complète ». La fenêtre intitulée « Options du vérificateur d'accessibilité » s'affiche. L'instructeur clique sur le bouton « Commencer la vérification ». Un volet intitulé « Vérification d'accessibilité » s'affiche à gauche et permet de voir plusieurs problèmes d'accessibilité dans le document. L'instructeur clique sur les éléments « Document (3 problèmes) », « Titres (1 problème) » et « Contenu de page ».]

Donc l'entête ici. Elle est reconnue en tant que paragraphe, donc j'aurai de besoin d'utiliser le code HTML pour qu'elle soit reconnue comme entête.

[Description d'opérations effectuées dans Foxit PDF Editor en français : L'instructeur fait un clic droit dans un espace vide et choisit l'option « Étiquettes » dans le menu qui s'affiche. Il clique sur le premier élément d'une liste intitulée « Document », un « P », ce qui sélectionne le titre « La protection des Grands Lacs » dans le PDF. Il remplace le « P » par le texte « h1 ».

Et c'est la même chose pour vous. Vous avez vu l'élément qui est vide ici. Et bien tous les éléments ici sont reconnus par un outil de revue d'écran et vont être lus comme vide. Alors, on aura aussi à aller dans le contenu. Trouver des éléments sur la première page comme ceux-ci.

[Description d'opérations effectuées dans Foxit PDF Editor en français : L'instructeur fait un clic droit dans un espace vide et choisit l'option « Contenu » dans le menu qui s'affiche. L'instructeur clique sur l'élément « PGL_ON_PDF_sale.PDF ». Une liste de sous-éléments s'affiche. L'instructeur clique sur le premier élément, « Page 1 », qui permet d'afficher une liste de sous-éléments. Il clique sur le quatrième sous-élément et deux autres sous-éléments, à savoir « Texte : » et un élément vide.]

[Description d'opérations effectuées dans Foxit PDF Editor en français : L'instructeur ferme le logiciel Foxit PDF Editor. Le document Word s'affiche de nouveau.]

Malheureusement, ce n'est pas le cas quand ça vient au document PowerPoint, donc, quand ça vient au document PowerPoint si on exporte à PDF, beaucoup du codage ne sera pas présent.

[Description de ce qui est affiché à l'écran : Une nouvelle diapositive s'affiche. Sur un fond violet, on voit le logo animé de l'École de la fonction publique en blanc, après quoi le logo disparaît pour faire place au texte « canada.ca/ecole », également en blanc. Un écran blanc s'affiche au centre duquel on voit le mot « Canada » en noir. Au-dessus du dernier « a » du mot, on voit un petit drapeau du Canada en couleur dont l'animation nous laisse croire qu'il flotte au vent.

Foire aux questions sur l'accessibilité des documents

Microsoft PowerPoint

Questions concernant Microsoft PowerPoint (MS PPT)

Comment puis-je modifier l'ordre de lecture des éléments dans MS PPT au moyen des volets Sélection et Sens de lecture?

Les volets Sélection et Sens de lecture sont importants pour s'assurer que la lecture des éléments des diapositives se fait dans le bon ordre pour les personnes qui utilisent une technologie adaptée.

Pour trouver les erreurs possibles dans l'ordre de lecture, ouvrez le volet Sens de lecture sous l'onglet Vérifier l'accessibilité. Utilisez le volet Sélection pour trouver les erreurs qui n'auraient pas été détectées par le vérificateur d'accessibilité.

Comment vérifier manuellement l'ordre de lecture

Pour accéder au volet Sens de lecture dans Office 365, vous devez d'abord vérifier l'accessibilité. Choisissez Révision>Vérifier l'accessibilité>Vérifier l'accessibilité.

Comment activer le vérificateur d'accessibilité

Le volet du vérificateur d'accessibilité, sur la droite, affiche des avertissements lorsque l'ordre de lecture est incorrect dans une diapositive. Sous Vérifier le sens de lecture, développez la diapositive en question en cliquant sur la flèche vers le bas, puis choisissez Vérifier l'ordre des objets sous Actions recommandées. Le volet Sens de lecture s'ouvrira. Vous pouvez faire glisser (ou utiliser les flèches haut/bas) pour corriger l'ordre de lecture. L'élément/objet Titre doit toujours s'afficher en premier dans la liste.

Pour accéder au volet Sélection, choisissez Accueil>Édition>Sélectionner>Volet Sélection. Le volet Sélection montre l'ordre de lecture, de bas en haut. (Remarque : le volet Sélection d'Office 2013 se lit de haut en bas.)

Sélectionnez un élément de la liste et faites-le glisser ou utilisez les icônes fléchées « Monter » et « Descendre » pour réorganiser l'ordre de lecture. Lorsque vous établissez l'ordre de lecture, il est possible que des éléments de l'arrière-plan chevauchent d'autres éléments et entraînent une gêne visuelle. Dans ce cas, vous pouvez utiliser le bouton Organiser du groupe Dessin, dans le ruban Accueil, afin de renvoyer ces éléments vers l'arrière-plan et ainsi préserver l'apparence de votre présentation.

L'élément/objet Titre doit toujours s'afficher en premier dans la liste, en bas.

Comment puis-je tester manuellement l'ordre de lecture des éléments dans MS PPT?

Activez la touche Échap ou cliquez à l'extérieur de la diapositive, puis utilisez la touche Tab pour suivre l'ordre de lecture établi. Le premier élément sélectionné est le premier qui s'affichera dans le lecteur d'écran. Il est important d'organiser les éléments selon un ordre de lecture logique afin qu'ils conservent leur sens.

Pourquoi chaque diapositive doit-elle avoir un titre?

Les utilisateurs de technologies adaptées se servent des titres des diapositives de la même manière qu'ils utilisent les titres dans MS Word : pour naviguer dans le document. Ne supprimez pas l'espace réservé au titre de la diapositive, car il n'est pas possible de le créer manuellement et de faire en sorte qu'il reste accessible, contrairement à d'autres emplacements réservés, comme les zones de texte. Vous ne pouvez pas non plus copier et coller le titre d'une diapositive, car ce faisant, celui-ci perdra le codage de navigation qui lui est associé pour la technologie adaptée. Si vous effacez l'emplacement réservé au titre d'une diapositive, vous devez recréer entièrement cette dernière. Pour créer une diapositive contenant un nouvel emplacement réservé au titre, utilisez l'option de titre de diapositive dans le masque des diapositives.

Dois-je utiliser des URL dans ma présentation MS PPT?

Au cours de la lecture d'une présentation (ou lors de son impression), tous les hyperliens doivent être affichés en utilisant leur URL (en entier ou en version abrégée). Lorsque vous distribuez une présentation MS PPT, les hyperliens doivent être identifiés par un texte significatif.

Pourquoi chaque diapositive doit-elle avoir un titre?

Dois-je utiliser des URL dans ma présentation MS PPT?

Puis-je ajouter une diapositive vierge dans MS PPT et y insérer simplement des zones de texte?

Il est préférable d'utiliser les modèles de diapositives intégrés disponibles sous Nouvelle diapositive, car ceux-ci disposent de fonctions d'accessibilité intégrées.

Quel volume d'informations puis-je insérer sur une diapositive?

Il est recommandé de ne pas dépasser 3 à 5 lignes de texte, dans une police de 18 à 24 points. Au-delà, la navigation sera difficile. De plus, les diapositives doivent appuyer ce que vous dites, et non correspondre exactement à ce que vous dites.

Dois-je utiliser la fonctionnalité Engage pour améliorer l'accessibilité de ma présentation?

Malheureusement, les caractéristiques d'accessibilité d'Engage rendent les documents moins accessibles. En réalité, cette fonctionnalité rend les documents moins exploitables et génère des redondances. Il n'est pas recommandé d'utiliser la fonctionnalité Engage.

Puis-je utiliser le vérificateur d'accessibilité intégré pour détecter toutes mes erreurs d'accessibilité?

Le vérificateur d'accessibilité intégré permettra de détecter seulement environ 20 % des problèmes d'accessibilité. C'est pourquoi il est essentiel de procéder à une vérification manuelle du document.
Pour accéder au vérificateur, sélectionnez Fichier>Informations. Localisez la rubrique Inspecter la présentation, puis activez les options Vérifier l'absence de problèmes et Vérifier l'accessibilité.

Microsoft Word

Questions concernant Microsoft Word (MS Word)

Comment puis-je activer le volet de navigation?

Le volet de navigation de MS Word est un outil utile pour vérifier que les styles appliqués à vos titres sont appropriés. Vos titres ne s'afficheront pas dans ce volet si vous avez utilisé les outils du ruban plutôt que le panneau Styles situé dans le ruban Accueil pour leur appliquer des styles.

Les personnes qui utilisent une technologie adaptée utilisent également ce volet pour naviguer dans le document en utilisant les titres comme points de repère.
Pour activer le volet de navigation, appuyez sur les touches CTRL+F et choisissez l'option Titres ou sélectionnez le ruban Affichage, puis choisissez Volet de navigation dans le groupe Afficher.

Comment puis-je activer les statistiques sur le niveau de lecture?

Vous devez vous efforcer d'utiliser un langage simple dans vos documents. Le gouvernement du Canada recommande de viser le niveau de la 8e année (première année du secondaire) pour tous les écrits. Des études ont montré que les gens retiennent davantage d'informations lorsque le niveau de lecture des documents est inférieur à leur niveau de scolarité réel.

Pour activer la vérification du niveau de lecture, procédez comme suit :

Fichier>Options>Vérification
Sous Pendant la correction orthographique et grammaticale dans Word, activez Afficher les statistiques de lisibilité.
Cliquez sur OK.

Sélectionnez ensuite le texte que vous souhaitez évaluer, puis activez le bouton Orthographe et grammaire dans le ruban Révision. S'il y a des erreurs d'orthographe ou de ponctuation, la boîte de l'éditeur s'affiche et vous invite à les corriger ou à les ignorer avant que les statistiques de lisibilité s'affichent.

Il est possible qu'une boîte de dialogue s'affiche pour vous demander si vous souhaitez vérifier le reste du document. Cliquez sur Non. Le niveau de lisibilité Flesch-Kincaid est affiché dans la boîte de dialogue Statistiques de lisibilité.

Pour les documents en français, utilisez l'outil en ligne Scolarius pour effectuer la même mesure de lisibilité.

Comment puis-je rendre une image accessible dans MS Word?

Les images doivent être insérées. Évitez d'utiliser la fonction Habillage de texte, car les personnes utilisant une technologie adaptée ne pourront pas accéder aux images ou aux textes de remplacement. Faites un clic droit (ou Maj+F10) sur l'image, puis choisissez Habillage>Aligné sur le texte.

Puis-je utiliser MS Word pour créer des formulaires accessibles?

Malheureusement, aucun des champs de formulaire de MS Word n'est accessible. La meilleure façon de créer un formulaire dans MS Word consiste à écrire une question avant de laisser un espace vide en dessous pour la réponse (en mentionnant qu'il y a un espace vide sous la question pour que les utilisateurs puissent répondre).

Puis-je utiliser un tableau pour créer un formulaire?

Les formulaires ne doivent pas être mis en page à l'aide d'un tableau, parce que les tableaux complexes ne sont pas accessibles. Pour l'instant, la façon de créer un formulaire dans MS Word pour qu'il soit accessible consiste à écrire la question, puis à effectuer un retour à la ligne pour laisser un espace vide, en indiquant après le titre/la question qu'il y a un espace vide dans lequel écrire la réponse.

Comment puis-je poursuivre la rédaction de mon contenu sur la page suivante de manière accessible?

Si vous utilisez la touche Retour à plusieurs reprises pour créer de nouvelles sections jusqu'à atteindre la page suivante, vous créerez un obstacle pour les personnes qui utilisent une technologie adaptée. Par exemple, à chaque saut de ligne le lecteur d'écran lira « Vide » jusqu'à la nouvelle ligne de texte. Cela peut être très agaçant.

Utilisez plutôt un saut de page pour mettre fin à une section et recommencez à la page suivante. Vous trouverez cette fonction dans le groupe Mise en page du ruban Mise en page. Sélectionnez Saut de page ou utilisez le raccourci CTRL+Entrée pour créer un saut de page accessible sur la page suivante.

Dois-je utiliser la fonctionnalité Engage pour améliorer l'accessibilité de mon document?

Puis-je utiliser le vérificateur d'accessibilité intégré pour détecter toutes mes erreurs d'accessibilité?

Comme mentionné précédemment, le vérificateur d'accessibilité permettra de détecter seulement environ 20 % des problèmes d'accessibilité. C'est pourquoi il est essentiel de procéder à une vérification manuelle du document.

Pour accéder au vérificateur, sélectionnez Fichier>Informations. Localisez la rubrique Inspecter le document, puis activez les options Vérifier l'absence de problèmes et Vérifier l'accessibilité.

PDF

Questions au sujet des documents PDF (Portable Document Format)

Puis-je rendre un document PDF accessible?

Cela n'est pas facile. Tout changement à l'accessibilité doit être apporté manuellement dans un document PDF, ce qui représente un coût très élevé (en temps et en ressources). Ce processus est très fastidieux et complexe et demande une connaissance approfondie. Les tableaux complexes peuvent être rendus accessibles dans le logiciel d'édition PDF.

Essayez plutôt de créer des documents accessibles à partir de l'application source (par exemple MS Word) et de les exporter vers l'application PDF (voir ci-après). Cela permettra de conserver les caractéristiques d'accessibilité que vous avez créées dans le document MS Word.

Comment puis-je créer un document PDF accessible à partir d'un document MS Word?

Assurez-vous que votre document MS Word est entièrement accessible en suivant les instructions indiquées ci-dessus.
Dans votre document MS Word, sélectionnez Fichier>Informations. Vous trouverez le champ Ajouter un titre dans la colonne de droite.
Saisissez un titre significatif. Lorsque les personnes qui utilisent une technologie d'adaptation font défiler le document, c'est le titre inscrit dans ce champ qui sera lu plutôt que le nom du fichier, lequel n'est pas toujours clair.
Le titre significatif sera exporté vers le document PDF.

N'utilisez jamais la fonction Impression vers un fichier PDF.

Cela effacera toutes les caractéristiques d'accessibilité que vous avez incluses dans le document.
Utilisez plutôt Foxit PDF ou Adobe PDF, à partir du ruban qui se trouve au haut de l'écran dans MS Word.
Activez ensuite le bouton Créer un document PDF pour que toutes les fonctions d'accessibilité soient intégrées au document PDF.
Si aucun de ces éditeurs de documents PDF n'est installé, vous pouvez tout de même créer un document PDF accessible.
Dans MS Word, choisissez Fichier>Exporter>Créer un document PDF/XPS.

Avant de cliquer sur Publier, cliquez sur le bouton Options.

Sous la rubrique Inclure les informations non imprimables, activez les cases à cocher suivantes :
- Créer des signets à l'aide de :
  - Titres
- Propriétés du document
- Balises de structure de document pour l'accessibilité
Cliquez sur le bouton OK.
Cliquez ensuite sur le bouton Publier.

Cette méthode est le seul moyen de créer un document PDF accessible (à condition que votre document source soit accessible).

Comment puis-je créer un document PDF accessible à partir d'un document MS PPT?

Si un document MS PPT est exporté vers le format PDF, certaines fonctionnalités d'accessibilité qui ont été ajoutées seront perdues. Elles devront être ajoutées rétroactivement au document PDF, ce qui exige beaucoup de temps et de connaissances.

Comment puis-je vérifier les problèmes d'accessibilité dans l'application Foxit Phantom PDF?

Sur le ruban d'accessibilité, cliquez sur Vérification complète. N'oubliez pas que les vérificateurs d'accessibilité ne détectent qu'environ 20 % des problèmes d'accessibilité. Le reste doit faire l'objet d'une vérification manuelle.

Est-il recommandé d'utiliser des documents PDF?

Il est particulièrement difficile de travailler avec des documents PDF. Même si un document a été créé en tenant compte de l'accessibilité et que celle-ci est conservée lors de la publication vers un document PDF, certains problèmes subsisteront en raison du format, en particulier sur les appareils mobiles.

C'est pour ces raisons, l'accessibilité et la convivialité, que l'on recommande souvent d'autres formats. (Voir le document PDF : Still Unfit for Human Consumption, 20 Years Later – en anglais seulement.) De nombreux ministères publient en formats HTML ou EPUB afin de faciliter l'expérience et d'offrir des options plus accessibles aux lecteurs. Voir ces résultats de recherche sur Google concernant GC EPUB.

Texte de remplacement

Texte de remplacement et descriptions longues

Pourquoi la fonction de texte de remplacement et les descriptions longues sont-elles nécessaires, et comment puis-je les ajouter aux images?

Le texte de remplacement permet aux personnes qui utilisent des technologies d'adaptation d'entendre la description des images. Même les images décoratives (des images qui n'ajoutent aucune signification au contenu) doivent être indiquées comme telles en ajoutant le mot « décorative » (sans les guillemets) dans le champ Texte de remplacement. Ne cochez pas la case Marquer comme décoratif. Cette fonction ne sera pas activée avec les versions antérieures des applications MS PPT et MS Word. Si vous n'ajoutez pas le mot « décorative » dans le champ du texte de remplacement, la technologie d'adaptation détectera le mot « image » et les utilisateurs ne sauront pas si cette image est significative ou simplement décorative.

Pour les images non décoratives, s'il s'agit d'une image simple, le texte de remplacement doit décrire l'objectif de l'image et non son contenu (le message que l'image vise à transmettre).

Essayez de limiter le texte de remplacement à moins de 65 caractères.

Si l'image est trop complexe pour ajouter une description de 65 caractères (comme c'est le cas pour de nombreux tableaux et graphiques), un texte de remplacement doit la décrire (par exemple, graphique des populations agricoles et non agricoles) et être suivi immédiatement d'une description longue de l'image (dans le corps du document) ou d'un lien vers une annexe au document renfermant la description longue. La page de la description longue doit contenir un lien ramenant à l'image afin qu'il soit possible de poursuivre la lecture du document là où on s'était arrêté.

La description longue doit inclure toutes les données indiquées ainsi que des renseignements pertinents comme les tendances ou les points de données pertinents. Les sources doivent également être indiquées. Cette description n'a pas de limite de caractères. Un simple tableau peut également être utilisé pour transmettre les données de la description longue.

Comment attribuer un texte de remplacement aux images dans MS PPT?

Pour attribuer un texte de remplacement aux images (dans MS PPT 365) :

Sélectionnez l'image.
Ouvrez l'onglet Format de l'image dans le ruban.
Activez l'outil Texte de remplacement ou faites un clic droit (ou Maj+F10) sur l'image et sélectionnez Modifier le texte de remplacement.
Si l'image ne transmet aucune information (c.-à-d. qu'elle est décorative ou redondante), ne cochez pas la case Marquer comme décoratif (cette fonction ne sera pas activée avec les versions antérieures de MS PPT). Au lieu de cela, inscrivez « décorative » dans le champ du texte de remplacement.
Si l'image est significative, exprimez en mots le sens, la fonction ou l'objectif communiqués par l'image. N'oubliez pas de respecter la limite de 65 caractères. Le texte de remplacement doit comprendre un titre simple, par exemple « Populations agricoles ».
Cliquez sur le bouton Fermer.

Pour attribuer un texte de remplacement aux images (dans MS PPT 2016) :

Ouvrez le menu contextuel de l'image en cliquant à droite sur la souris ou en sélectionnant la touche de l'application.
Activez le format d'image.
Activez l'outil Mise en page et propriétés.
Saisissez un titre dans le champ Titre. Remarque : Ce champ doit être rempli uniquement si vous saisissez une explication plus longue dans le champ Description.
Saisissez un texte de remplacement approprié dans le champ Description.
Si l'image est significative, exprimez en mots le sens, la fonction ou l'objectif communiqués par l'image.
Si l'image ne transmet aucune information (c.-à-d. qu'elle est décorative ou redondante), saisissez le mot « décorative » (sans les guillemets) dans le champ Description.
Cliquez sur le bouton Fermer.

Comment puis-je attribuer un texte de remplacement aux images dans MS Word?

Pour attribuer un texte de remplacement aux images (dans MS Word 365) :

Sélectionnez l'image.
Ouvrez l'onglet Format de l'image dans le ruban.
Activez l'outil Texte de remplacement ou faites un clic droit (ou Maj+F10) sur l'image et sélectionnez Modifier le texte de remplacement.
Si l'image ne transmet aucune information (c.-à-d. si elle est décorative ou redondante), ne cochez pas la case Marquer comme décorative (cette fonction ne sera pas activée avec les versions antérieures de MS Word). Inscrivez plutôt « Décorative » (sans les guillemets) dans le champ du texte de remplacement.
Si l'image est significative, exprimez en mots le sens, la fonction ou l'objectif communiqués par l'image. N'oubliez pas de respecter la limite de 65 caractères. Le texte de remplacement doit comprendre un titre simple, par exemple « Populations agricoles ».
Cliquez sur le bouton Fermer.

Pour attribuer un texte de remplacement aux images (dans MS Word 2016) :

Ouvrez le menu contextuel de l'image en cliquant à droite sur la souris ou en sélectionnant la touche de l'application.
Activez le format d'image.
Activez l'outil Mise en page et propriétés.
Saisissez un titre dans le champ Titre. Remarque : Ce champ doit être rempli uniquement si vous saisissez une explication plus longue dans le champ Description.
Saisissez un texte de remplacement approprié dans le champ Description.
Si l'image est significative, exprimez en mots le sens, la fonction ou l'objectif communiqués par l'image.
Si l'image ne transmet aucune information (c.-à-d. qu'elle est décorative ou redondante), saisissez le mot « décorative » (sans les guillemets) dans le champ Description.
Cliquez sur le bouton Fermer.

Puis-je mettre une description longue dans la case de texte de remplacement si l'image l'exige?

Non, vous ne pouvez pas insérer une description longue dans le champ du texte de remplacement. Voir la question précédente pour obtenir des instructions sur la description longue.

Puis-je mettre la description longue d'une image, d'un graphique ou d'un diagramme à côté, plutôt qu'en dessous de l'image?

Non, il est toujours préférable d'insérer la description longue directement sous l'image ou le graphique. Les images doivent être insérées. Évitez d'utiliser l'habillage de texte pour les images, car les personnes utilisant une technologie adaptée ne pourront pas accéder à l'image ou à son texte de remplacement.

Dans MS Word, l'insertion des images est la seule façon de les traiter pour les rendre accessibles. Faites un clic droit (ou Maj+F10) sur l'image, puis choisissez Habillage> Aligné sur le texte.

Cela signifie que le texte doit automatiquement passer sous l'image. L'habillage de l'image n'est pas accessible.

Style et formatage

Les polices de caractères peuvent-elles modifier l'accessibilité?

Évitez d'utiliser des polices avec empattements comme Times New Roman (ces polices ont de petites extensions aux extrémités des caractères). Les empattements sont indiqués en rouge et encerclés sur la lettre dans l'exemple ci-dessous. (Attribution : Elias Mossholm, Wikimedia Commons.)

Utilisez une police sans empattements comme Arial ou Verdana. Cela facilitera la lisibilité. Les polices avec empattements sont destinées à l'impression et celles sans empattement, à l'écran.

Choisissez une taille de police qui n'est pas inférieure à celle de la police par défaut dans un document. Pour PowerPoint, cette police est de 18 à 24 points. Pour MS Word, elle est de 12 points.

Utilisez les caractères gras avec modération. La présence de trop de passages en gras réduit l'importance du message que vous souhaitez mettre en évidence.

Comment puis-je ajouter des liens?

Pour ajouter un texte significatif aux hyperliens (qui indique aux lecteurs où ils seront dirigés) :

Surlignez le texte significatif dans le document.
À partir du ruban Insertion, cliquez sur Liens (ou faites CTRL+K).
Modifiez le champ Texte à afficher en ajoutant un texte significatif.
Saisissez l'adresse URL dans le champ de l'adresse.

Comment puis-je rendre les titres et les en-têtes accessibles?

Les en-têtes permettent aux utilisateurs de naviguer et de localiser du contenu. Les technologies d'adaptation peuvent facilement les déceler comme points de repère, ce qui permet de naviguer correctement dans le document. Assurez-vous d'utiliser le panneau Style au haut de la page pour ajouter des en-têtes.

Les styles créés à partir du ruban pour modifier les polices, la taille des caractères, les caractères gras et italiques, etc., ne seront pas traités structurellement comme des en-têtes, à moins que vous ne fassiez un clic droit (ou Maj+F10) sur un style de titre pour activer l'option Mettre à jour pour correspondre à la sélection.

Puis-je centrer mes en-têtes?

Nous recommandons de ne jamais centrer les en-têtes puisque certains utilisateurs se servent d'outils de grossissement pour agrandir les documents. Comme ils ont tendance à utiliser la marge de gauche pour naviguer vers le bas, ils ne se rendront pas compte qu'il y a un en-tête centré.

Si vous devez centrer du texte, n'utilisez pas la barre d'espacement pour le faire. Utilisez plutôt la fonction de centrage se trouvant sous le groupe Paragraphe du ruban Accueil.

Puis-je centrer mon texte?

Utilisez les boutons qui se trouvent dans le groupe Paragraphe du ruban Accueil pour justifier votre texte à gauche, à droite ou des deux côtés ou pour le centrer. Pour des raisons d'accessibilité, nous vous recommandons d'utiliser uniquement le paramètre de justification à gauche. Si vous utilisez la fonction qui justifie à la fois les marges de gauche et de droite, votre texte comprendra de larges espaces entre les mots qui rendront la lecture du texte difficile.

Puis-je utiliser des puces pour créer des listes?

Oui, à condition que les listes soient formatées correctement, soit uniquement au moyen du bouton des puces qui se trouve dans le groupe Paragraphe du ruban Accueil. Vous pouvez accéder à la bibliothèque de puces en cliquant sur le menu déroulant du bouton des puces.

Ne créez jamais de puces en vous servant du clavier (par exemple, en ajoutant des tirets avec des espaces).

Les technologies d'adaptation reconnaissent uniquement les listes à puces créées de la manière décrite ci-dessus.

Puis-je utiliser l'italique pour styliser mon texte?

Le Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca recommande de réserver l'italique aux titres de lois et de certaines autres publications. Consultez les Clés de la rédaction pour obtenir des précisions à ce sujet. L'utilisation d'une grande quantité de caractères en italique rend la lecture difficile.

Puis-je utiliser des abréviations dans mon document?

Oui, vous pouvez utiliser des abréviations, des sigles et des acronymes, mais veillez à écrire chaque nom au long à la première occurrence, suivi de sa forme abrégée entre parenthèses. Exemple : Services partagés Canada (SPC). Vous pourrez utiliser le sigle par la suite.

Dans les documents très longs, ou lorsqu'il est possible de naviguer d'une section ou d'un chapitre à l'autre, il est préférable de répéter le nom au long suivi de sa forme abrégée entre parenthèses au début de chaque section ou chapitre.

Puis-je utiliser des tableaux à des fins de conception?

N'utilisez jamais un tableau pour organiser votre contenu. Les tableaux ne devraient être utilisés que pour des données tabulaires (données qui nécessitent un tableau pour être compréhensibles). La mise en page stylisée d'un contenu qui ne renferme aucune donnée rend la lecture difficile pour les personnes qui utilisent des technologies d'adaptation.

Puis-je utiliser de la couleur et de la texture pour embellir ma présentation ou mon document?

En général, il est fortement recommandé d'utiliser la couleur « Automatique » plutôt que le noir pour le texte. Cela fait en sorte que les paramètres d'une personne (par exemple un contraste élevé) ou relatifs à une déficience visuelle (par exemple le daltonisme) soient respectés, peu importe les caractéristiques d'accessibilité utilisées.

Lorsque vous utilisez de la couleur, il est important que les éléments qui se trouvent au premier plan contrastent suffisamment par rapport aux couleurs d'arrière-plan afin que tous les utilisateurs puissent les voir facilement. Les directives du gouvernement du Canada exigent un rapport de contraste de 4,5:1.

Nous recommandons l'utilisation d'un analyseur de contraste des couleurs en ligne, comme Colour Contrast Analyzer ou WebAIM.

N'utilisez jamais uniquement la couleur pour transmettre une signification ou présenter des renseignements (par exemple mettre du texte en rouge pour indiquer qu'il s'agit d'un renseignement important). Si un document est imprimé en noir et blanc, ou si une personne est daltonienne ou utilise un écran monochrome, il sera impossible de voir qu'il s'agit de renseignements importants.

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Date de modification :: 2024-03-13