Rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information 2020-2021

Table des matières

• Introduction
• Structure organisationnelle
• Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs
• Rendement 2020-2021
• Rapports sur les frais d'accès à l'information aux fins de la Loi sur les frais de service
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes
• Surveillance de la conformité
• Annexe A : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs
• Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information pour 2020–2021

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (Lois révisées du Canada, chapitre A-1, 1985) a été promulguée le 1er juillet 1983 afin de donner aux citoyens canadiens et aux résidents permanents un droit d'accès aux renseignements contenus dans les dossiers du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions bien précises et limitées.

La Loi sur l'accès à l'information (la Loi) accorde aux citoyens canadiens, de même qu'aux personnes et sociétés installées au Canada, un droit d'accès aux dossiers gouvernementaux fédéraux qui ne contiennent pas de renseignements de nature personnelle. La Loi complète, sans toutefois les remplacer, d'autres modalités d'accès à l'information gouvernementale. Elle ne vise à limiter d'aucune façon l'accès à l'information gouvernementale qui serait normalement accessible au public sur demande.

Le présent rapport annuel décrit comment l'École de la fonction publique du Canada (l'École) s'est acquittée de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, au cours de l'exercice 2020-2021. Ce rapport est présenté au Parlement conformément à l'article 94 de la Loi.

Dans l'exécution de sa mission, l'École agit pour ses organismes clients comme un établissement de formation et de perfectionnement professionnel institutionnel. À l'instar des organisations fédérales qui se concentrent sur la formation et le perfectionnement propres à leur mandat, l'École appuie l'apprentissage commun à tous les niveaux de la fonction publique, partout au pays et dans plus de 90 ministères et organismes fédéraux. Elle a pour mandat législatif de fournir une gamme d'activités d'apprentissage qui renforcent les capacités des employés et des organisations de la fonction publique et qui favorisent l'excellence de la gestion au sein de celle-ci.

En vertu de son Cadre ministériel des résultats, l'École a la responsabilité de fournir un apprentissage commun à tous les employés de la fonction publique centrale afin de leur permettre de servir les Canadiens avec excellence.

Établie le 1er avril 2004 en vertu de la Loi sur la modernisation de la fonction publique et régie par la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada (Loi sur l'EFPC), sa principale responsabilité consiste à offrir un éventail de possibilités d'apprentissage et à favoriser une culture axée sur l'apprentissage dans la fonction publique.

À titre d'établissement public et en vertu de la Loi sur l'EFPC, l'École a le mandat suivant :

• inciter à la fierté et à l'excellence dans la fonction publique;
• stimuler un sens commun de la finalité, des valeurs et des traditions dans la fonction publique;
• aider les administrateurs généraux à répondre aux besoins d'apprentissage de leur organisation;
• viser l'excellence en matière de gestion et d'administration publiques.

En outre, pour aider les administrateurs généraux à s'acquitter de leurs responsabilités en matière de perfectionnement du leadership et de perfectionnement professionnel dans l'ensemble de la fonction publique, l'École détermine les besoins organisationnels, et elle conçoit et offre également des programmes pratiques et de grande qualité qui répondent aux principaux besoins de perfectionnement des fonctionnaires.

Structure organisationnelle

À l'École, les activités liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) sont principalement réalisées par l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux. Cette unité relève de la directrice générale, Communications et mobilisation, et est dirigée par une gestionnaire, qui est la coordonnatrice désignée de l'AIPRP de l'École. Le rôle de la gestionnaire est appuyé par un conseiller principal, un analyste, un agent de programme et un étudiant à temps partiel. La coordonnatrice de l'AIPRP est investie des pleins pouvoirs délégués par le président de l'École de la fonction publique du Canada pour l'administration de la Loi. La coordonnatrice de l'AIPRP est également responsable d'assurer la conformité à la Loi et aux instruments stratégiques connexes. De plus, elle voit à l'élaboration, à la coordination et à la mise en œuvre de pratiques et de procédures efficaces qui assurent le traitement efficace des demandes présentées en vertu de la Loi.

En plus de ses activités liées aux affaires parlementaires et à la responsabilité gouvernementale, les responsabilités de l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux de l'École sont les suivantes :

• traiter les demandes de renseignements présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information conformément à la législation et à la réglementation ainsi qu'aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• répondre aux consultations sur l'accès à l'information reçues d'autres institutions et organisations gouvernementales concernant l'application de la Loi sur les documents provenant de l'École;
• fournir des conseils et une orientation aux demandeurs sur l'application de la législation relative à l'accès à l'information;
• fournir des conseils et une orientation aux employés de l'École sur l'application de la législation relative à l'accès à l'information, notamment en fournissant des conseils, des pratiques exemplaires et des leçons apprises dans le cadre de l'intendance relative à la Loi;
• promouvoir la sensibilisation et offrir des séances de formation et de synthèse aux employés de l'École;
• collaborer avec le Commissariat à l'information du Canada au règlement des plaintes;
• élaborer des procédures et des pratiques visant l'administration adéquate de la Loi;
• examiner les documents ministériels avant qu'ils ne soient affichés sur le site Web du gouvernement ouvert;
• veiller à ce que les fonds de renseignements de l'École (catégories de documents et fichiers de renseignements personnels) soient publiés dans Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements;
• s'assurer que les renseignements de l'École sur les programmes et les fonds de renseignements sont mis à jour conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor;
• préparer et déposer les rapports annuels sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information, qui comprennent les rapports statistiques;
• participer aux activités de la collectivité de l'AIPRP, telles que les réunions et les groupes de travail dirigés par le Secrétariat du Conseil du Trésor qui s'adressent aux coordonnateurs et aux spécialistes de l'AIPRP.

Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Selon l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information, le responsable d'une institution gouvernementale peut, par arrêté autorisant la délégation de pouvoirs, désigner un ou plusieurs cadres ou employés de cette institution pour exercer ou remplir les pouvoirs, devoirs ou fonctions du responsable en ce qui concerne l'application de la Loi.

En juin 2019, le président de l'École a délégué les pleins pouvoirs aux fins de l'application de la Loi à la directrice générale, Communications et mobilisation, et à la gestionnaire de l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux, à titre de coordonnatrice de l'AIPRP désignée. La coordonnatrice de l'AIPRP conserve tous les pouvoirs délégués et est la principale administratrice de la Loi pour l'École. Un exemplaire de l'instrument de délégation signé pour la Loi, qui est entré en vigueur le 17 juin 2019, figure à l'annexe A.

Rendement 2020-2021

Voici une description de l'information contenue dans le Rapport statistique de 2020-2021 sur la Loi sur l'accès à l'information joint à l'annexe B.

Pourcentage de demandes

Entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2021, l'École a reçu 42 nouvelles demandes d'information en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Cela représente une augmentation de 12 demandes par rapport au total de 30 demandes reçues l'année précédente. L'École avait également trois demandes en suspens depuis la période de référence précédente, pour un total de 45 demandes. En tout, 39 demandes (87 %) ont été fermées au cours de cette période de référence et six ont été reportées à la prochaine année de référence (2021-2022).

Nombre de demandes – Délai de traitement

Sur les 39 demandes fermées entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2021 : 31 demandes (79 %) ont été traitées en 30 jours ou moins; quatre demandes (10 %) ont nécessité jusqu'à 60 jours de traitement; deux demandes (5 %) ont nécessité jusqu'à 120 jours de traitement; une demande (3 %) a nécessité jusqu'à 180 jours; et une demande (3 %) a nécessité plus de 365 jours de traitement.

Motifs des demandes de prorogation du délai

Conformément à l'article 9 de la Loi, une prorogation du délai initial de 30 jours est autorisée lorsque le traitement de la demande exige d'examiner une grande quantité de documents et que le respect du délai initial entraverait de manière déraisonnable les activités, ou lorsque des consultations sont nécessaires.

L'École a demandé des prorogations en vertu de l'article 9 pour sept des demandes traitées en 2020-2021. Dans ces cas, l'École a jugé nécessaire de demander des prorogations de délai en raison du grand nombre de documents (deux demandes) et pour consulter d'autres institutions gouvernementales (trois demandes) ou des tiers (deux demandes).

Consultations pour d'autres institutions

Au cours de la période visée, l'École a reçu neuf demandes de la part d'autres institutions et organismes fédéraux qui voulaient avoir des recommandations à l'égard de documents (236 pages) émanant de l'École, la concernant ou pouvant l'intéresser. Sur les neuf consultations réalisées au cours de cette période de référence, toutes ont été divulguées dans leur intégralité et réalisées dans les délais prévus.

Répartition des demandes traitées

Sur les 39 demandes traitées durant l'exercice 2020-2021 :
Aucun document pertinent n'était sous le contrôle de l'École pour huit demandes; une demande a été transférée à une autre institution; et six demandes ont été abandonnées par le demandeur. Les 24 autres demandes ont été communiquées de la manière suivante :

• 14 ont été partiellement communiquées;
• 10 ont été entièrement communiquées.

Traitement et communication des pages pertinentes

Au cours de la période de référence, un total de 5 626 pages ont été examinées et traitées, dont 5 559 ont donné lieu à une communication (en tout ou en partie). Les 67 pages restantes ont été tenues confidentielles en vertu d'exemptions prévues par la Loi, ou ont été jugées non pertinentes pour la demande.

Format des renseignements communiqués

L'École a fourni des documents en format électronique en réponse à 24 des 39 demandes traitées au cours de l'exercice actuel. Les 15 autres demandes ont été abandonnées ou n'ont fait l'objet d'aucun rapport.

Provenance des demandes reçues

Sur les 42 demandes reçues au cours de cette période de référence : 14 (33 %) demandeurs ont refusé de s'identifier; neuf (22 %) provenaient d'autres ministères; huit (19 %) du grand public; sept (17 %) des médias; trois (7 %) du secteur privé; et une (2 %) du milieu universitaire.

Exceptions et exclusions

Les exceptions et les exclusions sont les seuls motifs de non-divulgation de renseignements personnels se trouvant dans des documents demandés au titre de la Loi. Leur application est limitée et précise, comme le prévoit la Loi.

L'École a invoqué des exceptions en vertu de la Loi pour 14 demandes. Par ordre décroissant, l'article 20, qui permet de ne pas divulguer des informations confidentielles concernant des tiers, a été invoqué 15 fois. Viennent ensuite l'article 19, qui exempte les renseignements personnels (14 fois), et l'article 21, qui exempte les renseignements relatifs aux processus décisionnels internes du gouvernement (3 fois). Vient ensuite l'article 16, qui protège tout document contenant des informations dont on peut raisonnablement penser qu'elles faciliteront la commission d'une infraction (2 fois). Pour obtenir plus de détails sur toutes les exemptions invoquées, veuillez-vous reporter au Rapport statistique figurant à l'annexe B du présent rapport.

La Loi précise que certains types de documents sont exclus de son application, notamment les documents déjà mis à la disposition du public (article 68) et les documents confidentiels du Cabinet (article 69). Au cours de la période visée par le présent rapport, l'École n'a invoqué aucune exclusion.

Répercussions de la COVID-19

Dans le cadre de ses responsabilités envers l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, l'École a fourni des données sur sa capacité institutionnelle à recevoir, traiter et fournir des réponses aux demandes d'accès à l'information dans l'environnement opérationnel pendant la pandémie de COVID-19.

Au cours de la période de référence et pendant les premiers mois de la pandémie de COVID-19, l'École était généralement en mesure de recevoir des demandes par courrier (avec quelques retards), par courriel et par le biais d'un service de demande numérique (service de demande en ligne de l'AIPRP); l'École était en mesure de traiter des documents papier non classifiés, des documents papier protégés B et des documents papier secrets et très secrets (avec quelques retards et l'aide des partenaires du portefeuille), et de traiter des documents électroniques non classifiés, des documents électroniques protégés B et des documents électroniques secrets et très secrets (avec quelques retards et l'aide des partenaires du portefeuille). L'École avait également la capacité de répondre aux demandeurs par courrier et par courrier électronique, avec quelques retards.

Coût de fonctionnement du programme

Selon les estimations, les coûts salariaux liés à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information encourus par l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux s'élèvent à 176 632 $. Les frais généraux et d'entretien sont estimés à 9 915 $, pour un total de 186 547 $.

Rapports sur les frais d'accès à l'information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu'une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l'institution.

La Loi prévoit des frais pour certaines activités liées au traitement de demandes officielles. Les frais actuellement en vigueur sont précisés dans le Règlement sur l'accès à l'information.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, l'information ci-dessous est rapportée conformément aux exigences de l'article 20 de la Loi sur les frais de service, l'École a perçu 195 $ en frais en 2020-2021, comme la Loi et ses règlements le permettent, et un total de 25 $ a été exclu.

Formation et sensibilisation

L'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux informe et guide les employés et les demandeurs en ce qui a trait aux exigences de la Loi sur l'accès à l'information en maintenant un dialogue continu et des discussions informelles. Cette année, l'École a ajouté le cours intitulé « Cours de base sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels » (I015) à sa liste de cours obligatoires pour tous les employés de l'École. Le cours est disponible sur GCcampus, la plateforme d'apprentissage de l'École, qui est accessible à tous les employés du gouvernement fédéral faisant partie de l'administration centrale. En outre, l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux a également répondu aux demandes de renseignements des employés et de la haute direction en fournissant des conseils et une orientation sur divers sujets liés à la Loi sur l'accès à l'information, et a participé à plusieurs groupes de travail où des conseils, une orientation et un soutien ont été demandés et partagés.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Une section du site intranet de l'École a été réorganisée et davantage de ressources ont été élaborées pour fournir aux employés de l'École et aux agents de liaison de l'AIPRP des renseignements clés sur la législation relative à l'AIPRP, et pour réitérer la responsabilité des employés de s'assurer que les renseignements sont traités conformément à la Loi.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

L'École a reçu deux plaintes du Commissariat à l'information (CI) en 2020-2021. L'École prend très au sérieux toutes les plaintes reçues et travaille diligemment avec le plaignant et le Commissariat à l'information afin de s'assurer que chaque plainte est traitée efficacement, dans les meilleurs délais et conformément aux recommandations du CI.

Surveillance de la conformité

Étant donné que l'École est une petite institution dont le nombre de demandes est relativement faible par rapport à d'autres institutions gouvernementales, la haute direction est tenue informée du temps nécessaire au traitement des demandes d'accès à l'information par le biais de rapports et d'exposés verbaux permanents avec le bureau du président et d'exposés lors des réunions des chefs de cabinet, qui sont ensuite diffusés régulièrement aux vice-présidents et aux directeurs généraux.

L'École continue de publier les résumés de ses demandes d'accès à l'information traitées sur le portail du gouvernement ouvert, conformément à la législation.

Annexe A : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Loi sur l'accès à l'information

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, le président de l'École de la fonction publique du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable de l'École de la fonction publique du Canada, investie par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information pour l'année fiscale 2020-2021

Nom de l'institution : École de la fonction publique du Canada

Période d'établissement de rapport : 2020-04-01 au 2021-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 2 : Motifs pour ne pas donner suite à une demande

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

3.5 Complexité

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

Section 4 : Prorogations

Section 5 : Frais

Section 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Section 9 : Recours judiciaire

Section 10 : Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

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